Khi nào hóa đơn điện tử cần phải được chuyển đổi sang hóa đơn giấy?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong các trường hợp cụ thể sau đây:

1. Khi có yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước:

• Cơ quan quản lý thuế: Cơ quan thuế có thể yêu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoặc điều tra liên quan đến hoạt động thuế.
• Cơ quan kiểm toán: Trong quá trình kiểm toán doanh nghiệp hoặc tổ chức, cơ quan kiểm toán có thể yêu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các báo cáo tài chính.
• Thanh tra, kiểm tra: Các cơ quan thanh tra hoặc kiểm tra có quyền yêu cầu doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho quá trình thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật.
• Cơ quan điều tra: Khi có yêu cầu điều tra liên quan đến các vấn đề tài chính hoặc thuế, cơ quan điều tra có thể yêu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử để thuận tiện cho quá trình điều tra, xử lý vụ việc.

2. Khi phát sinh yêu cầu từ nghiệp vụ kinh tế, tài chính:

• Trong quá trình hoạt động kinh doanh, nếu có yêu cầu từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, doanh nghiệp có thể phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho việc theo dõi, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ. Điều này thường xảy ra khi các giao dịch cần được ghi nhận dưới hình thức giấy tờ để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.

3. Yêu cầu về tính chính xác và khớp nội dung:

• Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, cần đảm bảo rằng nội dung của hóa đơn giấy sau chuyển đổi phải chính xác và khớp đúng với nội dung trên hóa đơn điện tử. Bất kỳ sai lệch nào giữa hai hình thức đều có thể dẫn đến những hệ quả pháp lý không mong muốn.

4. Giá trị pháp lý của hóa đơn giấy sau chuyển đổi:

• Hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ, ghi sổ theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử, không có giá trị pháp lý để sử dụng trong các giao dịch hay thanh toán.
• Tuy nhiên, có một ngoại lệ quan trọng: Nếu hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này, thì hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi có thể có hiệu lực cho các giao dịch và thanh toán.

Tóm lại, hóa đơn điện tử cần được chuyển đổi sang hóa đơn giấy trong các trường hợp:

• Khi có yêu cầu của các cơ quan quản lý như cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra hoặc điều tra.
• Khi phát sinh yêu cầu từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
• Khi cần đảm bảo tính chính xác và khớp nội dung giữa hai hình thức.
• Trong trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế, hóa đơn giấy có thể có giá trị trong giao dịch và thanh toán.

Việc chuyển đổi này đảm bảo đáp ứng các yêu cầu quản lý, kiểm tra và lưu trữ của các cơ quan chức năng, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong các nghiệp vụ tài chính cần thiết.