Trong hoạt động kinh doanh, việc phát sinh các giao dịch trả lại hàng hóa là điều không thể tránh khỏi. Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch, việc lập hóa đơn trả lại hàng hóa cần tuân thủ đúng quy định của Tổng cục Thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình và các bước cần thực hiện để lập hóa đơn trả lại hàng hóa, giúp doanh nghiệp bạn thực hiện đúng pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có.
Lập hóa đơn khi người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng
Theo quy định tại Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023 do Cục Thuế TP.HCM ban hành, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau khi lập hóa đơn bán hàng mà người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng:
1. Lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa:
- Nội dung hóa đơn:
- Ghi rõ “Hóa đơn hoàn trả hàng hóa” trên hóa đơn.
- Cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa được trả lại, bao gồm mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Ghi rõ lý do trả lại hàng hóa (không đúng quy cách, chất lượng).
- Ghi rõ thông tin về người mua và người bán.
- Ký tên và đóng dấu của người bán.
- Lưu ý:
- Hóa đơn hoàn trả hàng hóa phải được lập theo đúng mẫu quy định của cơ quan thuế.
- Hóa đơn hoàn trả hàng hóa phải được lập cùng kỳ với hóa đơn bán hàng ban đầu.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn hoàn trả hàng hóa cùng với hóa đơn bán hàng ban đầu và các chứng từ liên quan khác.
2. Điều chỉnh hóa đơn bán hàng ban đầu:
- Phương pháp điều chỉnh:
- Hóa đơn điều chỉnh: Sử dụng hóa đơn điều chỉnh để ghi giảm doanh thu và thuế GTGT tương ứng với số tiền hàng hóa được trả lại.
- Hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn thay thế mới để ghi nhận doanh thu và thuế GTGT chính xác sau khi điều chỉnh.
- Lưu ý:
- Doanh nghiệp cần ghi rõ lý do điều chỉnh trên hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế phải được gửi cho người mua và cơ quan thuế.
3. Xử lý thuế GTGT:
- Đối với hàng hóa mua trước 01/01/2023:
- Nếu hàng hóa được mua trước 01/01/2023 và thuộc đối tượng giảm thuế GTGT với thuế suất 8%, khi người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng sau ngày 31/12/2022, doanh nghiệp phải lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa với thuế suất thuế GTGT là 8%.
- Đối với hàng hóa mua sau 01/01/2023:
- Áp dụng thuế suất thuế GTGT theo quy định hiện hành tại thời điểm lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa.
4. Lưu ý chung:
- Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định về lập hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn và xử lý thuế GTGT khi người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng.
- Việc tuân thủ các quy định này giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong hoạt động kinh doanh và tránh các vi phạm pháp luật về thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tham khảo ý kiến của chuyên viên thuế để được tư vấn cụ thể về cách lập hóa đơn và xử lý thuế GTGT trong trường hợp này.
Theo quy định nào doanh nghiệp cần xuất hóa đơn khi hoàn trả hàng hóa?
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn cho tất cả các giao dịch, bao gồm cả trường hợp hoàn trả hàng hóa.
Điều này được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 4 của Nghị định như sau:
“Người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua trong mọi trường hợp, bao gồm cả các trường hợp:
b) Sử dụng hàng hóa và dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, hoặc cho mục đích thử nghiệm (hàng mẫu); c) Cho, biếu, tặng, trao đổi, trả lương thay cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); d) Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.”
Việc xuất hóa đơn khi hoàn trả hàng hóa giúp đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời giúp cơ quan thuế quản lý chặt chẽ việc kê khai thuế.
Lưu ý:
- Hóa đơn hoàn trả hàng hóa phải được lập đầy đủ, chính xác theo quy định và có nội dung thể hiện rõ lý do hoàn trả hàng hóa.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn hoàn trả hàng hóa cùng với các chứng từ liên quan khác theo quy định của pháp luật.
Ví dụ:
Công ty A bán cho khách hàng B một chiếc điện thoại với giá 10 triệu đồng và đã xuất hóa đơn cho giao dịch này. Sau đó, khách hàng B trả lại chiếc điện thoại do không ưng ý với chất lượng sản phẩm. Công ty A phải lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa cho khách hàng B với giá trị tương ứng với giá bán đã ghi trên hóa đơn ban đầu.
Việc tuân thủ quy định về xuất hóa đơn khi hoàn trả hàng hóa là trách nhiệm của mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nâng cao ý thức chấp hành pháp luật để đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch, hiệu quả.
Hướng dẫn lập hóa đơn trả lại hàng hóa trước ngày 01/01/2023 theo quy định của Tổng cục Thuế
Theo Công văn 2121/TCT-CS năm 2023 của Tổng cục Thuế về việc lập hóa đơn giảm thuế GTGT 8%, trường hợp hàng hóa mua trước ngày 01/01/2023 và người mua trả lại sau ngày 31/12/2022 do không đúng quy cách hoặc chất lượng, quy trình lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa như sau:
1. Lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa:
- Nội dung:
- Ghi rõ “Hóa đơn hoàn trả hàng hóa”.
- Cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa trả lại (tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền).
- Ghi rõ lý do trả lại hàng hóa (không đúng quy cách, chất lượng).
- Ghi rõ thông tin về người mua và người bán.
- Ký tên và đóng dấu của người bán.
- Lưu ý:
- Hóa đơn hoàn trả hàng hóa phải được lập theo đúng mẫu quy định của cơ quan thuế.
- Hóa đơn hoàn trả hàng hóa phải được lập cùng kỳ với hóa đơn bán hàng ban đầu.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn hoàn trả hàng hóa cùng với hóa đơn bán hàng ban đầu và các chứng từ liên quan khác.
2. Áp dụng thuế GTGT 8%:
- Đối với trường hợp hàng hóa mua trước 01/01/2023:
- Doanh nghiệp phải lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa với thuế suất thuế GTGT là 8%.
- Lưu ý:
- Việc áp dụng thuế suất thuế GTGT 8% cho hàng hóa trả lại sau ngày 31/12/2022 chỉ áp dụng cho trường hợp hàng hóa được mua trước ngày 01/01/2023.
3. Thỏa thuận về hàng hóa trả lại:
- Doanh nghiệp và khách hàng cần có thỏa thuận rõ ràng về việc trả lại hàng hóa, bao gồm:
- Lý do trả lại hàng hóa.
- Điều kiện trả lại hàng hóa.
- Cách thức trả lại hàng hóa.
- Số tiền hoàn trả cho khách hàng.
- Thỏa thuận này cần được ghi rõ trên hóa đơn hoàn trả hàng hóa.
4. Lưu ý chung:
- Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định về lập hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn và xử lý thuế GTGT khi người mua trả lại hàng hóa.
- Việc tuân thủ các quy định này giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong hoạt động kinh doanh và tránh các vi phạm pháp luật về thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tham khảo ý kiến của chuyên viên thuế để được tư vấn cụ thể về cách lập hóa đơn và xử lý thuế GTGT trong trường hợp này.
Bảo quản và lưu trữ hóa đơn hoàn trả hàng hóa theo quy định
Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ, hóa đơn hoàn trả hàng hóa cần được bảo quản và lưu trữ đảm bảo các nguyên tắc sau:
1. Tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn:
- Hóa đơn hoàn trả hàng hóa phải được lưu trữ tại nơi an toàn, tránh xa các tác nhân gây hư hỏng như nước, lửa, mối mọt,…
- Cần có biện pháp bảo mật để ngăn chặn truy cập trái phép, sửa đổi hoặc hủy hoại hóa đơn.
- Hóa đơn phải được lưu trữ nguyên vẹn, không được tẩy xóa, sửa chữa hoặc thay đổi nội dung.
2. Đầy đủ và không bị thay đổi:
- Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ tất cả các hóa đơn hoàn trả hàng hóa đã lập, không được hủy bỏ hoặc tiêu hủy tùy ý.
- Nội dung trên hóa đơn hoàn trả hàng hóa phải chính xác, đầy đủ và không được thay đổi sau khi đã lập.
3. Thời hạn lưu trữ:
- Hóa đơn hoàn trả hàng hóa phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu theo quy định của pháp luật về kế toán, thường là 5 năm đối với hóa đơn giấy và 10 năm đối với hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn lâu hơn thời hạn tối thiểu nếu cần thiết cho mục đích quản lý hoặc thanh tra, kiểm tra.
4. Phương thức bảo quản và lưu trữ:
- Hóa đơn giấy:
- Có thể lưu trữ hóa đơn giấy trong sổ hoặc file, hoặc sử dụng tủ lưu trữ chuyên dụng.
- Cần phân loại hóa đơn theo từng kỳ kế toán, theo từng loại giao dịch hoặc theo các tiêu chí khác để dễ dàng tìm kiếm và tra cứu.
- Hóa đơn điện tử:
- Có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trên ổ cứng máy tính, thiết bị lưu trữ đám mây hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp dịch vụ uy tín.
- Cần đảm bảo rằng hóa đơn điện tử được lưu trữ ở định dạng gốc và có thể dễ dàng truy cập, tra cứu khi cần thiết.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp cần có quy trình cụ thể về việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn hoàn trả hàng hóa, bao gồm trách nhiệm của từng bộ phận, phương thức lưu trữ, thời gian lưu trữ và quy trình xử lý khi hóa đơn bị hư hỏng hoặc mất mát.
- Cần thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống lưu trữ hóa đơn để đảm bảo an toàn và bảo mật.
- Doanh nghiệp cũng cần tuân thủ các quy định của pháp luật về việc cung cấp hóa đơn cho cơ quan thuế khi có yêu cầu.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tham khảo ý kiến của chuyên viên tư vấn thuế để được tư vấn cụ thể về cách bảo quản và lưu trữ hóa đơn hoàn trả hàng hóa phù hợp với quy định của pháp luật.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
