Việc đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm là cần thiết để phân biệt và quản lý hàng hóa, giúp dễ dàng trong xuất nhập khẩu, phân phối sản phẩm và tạo lòng tin cho khách hàng về nguồn gốc và chất lượng sản phẩm. Đồng thời, việc này cũng hỗ trợ trong quản lý dữ liệu và các hoạt động thương mại điện tử, nâng cao uy tín và cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Mã số mã vạch là gì?
Mã số mã vạch sản phẩm (QR code) là công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động cho các đối tượng như sản phẩm, dịch vụ, tổ chức, hoặc địa điểm thông qua dãy số bí mật. Để đọc mã vạch, cần sử dụng thiết bị máy quét chuyên dùng.
Mã số GS1 là cấu trúc số mã vạch tiêu chuẩn giúp nhận dạng sản phẩm hàng hóa ở mỗi quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau.
Mã vạch GS1 bao gồm một dãy số mã vạch và khoảng trắng được thiết kế dựa trên nguyên tắc mã hoá, chứa thông tin về sản phẩm.
Tại sao phải đăng ký mã số mã vạch sản phẩm?
Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm là bước quan trọng đối với doanh nghiệp và đơn vị sản xuất. Đăng ký mã số với cơ quan có thẩm quyền giúp nhận được giấy chứng nhận quyền sử dụng số mã vạch cho sản phẩm, hàng hóa. Dưới đây là các lợi ích khi thực hiện đăng ký số mã vạch sản phẩm:
- Phân biệt sản phẩm của doanh nghiệp với sản phẩm của đối thủ.
- Tăng hiệu quả quản lý và buôn bán hàng hóa, giúp tính tiền và xuất hóa đơn nhanh chóng.
- Giảm thời gian kiểm kê và tính toán.
- Đảm bảo tính chính xác thông tin về sản phẩm khi có số mã vạch.
- Khách hàng có thể tra cứu nguồn gốc của sản phẩm thông qua số mã vạch.
- Hỗ trợ trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Phục vụ cho hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử (EDI).
Đối tượng nào có thể xin giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm?
Cá nhân, tổ chức, đơn vị kinh doanh cần lưu ý về việc xin cấp số mã vạch QR code cho sản phẩm trong các trường hợp sau:
- Chưa xin cấp số mã vạch QR code: Những cá nhân, tổ chức, đơn vị kinh doanh chưa xin cấp số mã vạch QR code cho sản phẩm cần thực hiện thủ tục đăng ký để nhận được giấy chứng nhận sử dụng số mã vạch.
- Đã được cấp giấy chứng nhận sử dụng số mã vạch: Trong trường hợp đã được cấp giấy chứng nhận sử dụng số mã vạch, nhưng có nhu cầu sử dụng số mã vạch QR sản phẩm cho các trường hợp sau:
- Đã sử dụng hết số mã vạch QR được cấp.
- Cần bổ sung số mã vạch QR sản phẩm cho GLN mới.
- Bị thu hồi giấy chứng nhận sử dụng số mã vạch hết hiệu lực.
Lưu ý: Thời hạn của giấy phép sử dụng số mã vạch trong trường hợp cấp mới không quá 03 năm kể từ ngày cấp. Để thực hiện các thủ tục này, cá nhân và tổ chức cần phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật và các hướng dẫn cụ thể từ cơ quan có thẩm quyền.
Đăng ký mã số mã vạch sản phẩm ở đâu?
Tại Việt Nam, Trung Tâm Mã Số Mã Vạch Quốc Gia GS1 Việt Nam là cơ quan có thẩm quyền cấp số mã vạch cho các doanh nghiệp. GS1 Việt Nam đã được công nhận là thành viên đại diện chính thức cho Việt Nam tại GS1 quốc tế từ tháng 5/1995.
Mã vạch quốc gia của GS1 Việt Nam là 893. Cơ quan này cấp mã vạch doanh nghiệp (Code DN) cho các nhà sản xuất, đơn vị phân phối, bán buôn hoặc bán lẻ có giấy phép kinh doanh và hoạt động tại Việt Nam. Sau khi được cấp mã QR code doanh nghiệp, các đơn vị kinh doanh hoặc nhà sản xuất sẽ được hướng dẫn sử dụng mã QR code sản phẩm và in lên hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế.
Để đăng ký mã số mã vạch QR code, doanh nghiệp cần phải có giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Đồng thời, doanh nghiệp phải nộp phí mã QR code và duy trì mã số này hàng năm.
Thủ tục đăng ký mã số mã vạch thực hiện như sau:
Quá trình đăng ký mã số mã vạch QR code đòi hỏi các bước cụ thể như sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ này bao gồm:
- Bản đăng ký mã số mã vạch theo mẫu quy định.
- Bảng kê danh mục sản phẩm đăng ký mã số mã vạch.
- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ.
- Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh cá thể. Cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ này.
- Kê khai hồ sơ qua hệ thống cổng thông tin: Sau khi chuẩn bị hồ sơ, bạn phải tiến hành kê khai thông tin và tạo tài khoản đăng ký mã vạch QR code của doanh nghiệp qua cổng thông tin điện tử của Trung tâm GS1 Việt Nam
- Nộp hồ sơ và nộp lệ phí đúng quy định: Hồ sơ và lệ phí đăng ký mã vạch cần được nộp tại Trung tâm GS1 Việt Nam. Hình thức nộp hồ sơ có thể là chuyển phát hoặc nộp trực tiếp tại địa chỉ văn phòng. Lệ phí đăng ký được quy định theo thông tư của Bộ Tài Chính và có thể thanh toán qua chuyển khoản hoặc tiền mặt.
- GS1 tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Sau khi nhận hồ sơ, GS1 sẽ tiến hành thẩm định. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, GS1 sẽ yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung. Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ, GS1 sẽ thông báo tạm thời qua hệ thống cổng thông tin và email của doanh nghiệp để cung cấp thông tin QR code.
- Kê khai thông tin sản phẩm: Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản đã được cung cấp qua cổng thông tin điện tử. Mã số sản phẩm sẽ được phát hành và công bố chính thức trên hệ thống.
- Nhận giấy chứng nhận: Sau quá trình trên, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận quyền sử dụng số mã vạch từ Trung tâm GS1 Việt Nam.
Thời gian đăng ký mã số mã vạch sản phẩm diễn ra trong bao lâu?
Quá trình đăng ký mã số sản phẩm diễn ra trong khoảng thời gian từ 7 đến 10 ngày làm việc tính từ thời điểm hồ sơ đăng ký mã vạch QR code được nộp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Trong thời gian này, nếu hồ sơ đủ điều kiện và hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp và sử dụng QR code cho sản phẩm của mình.
Sau khi hồ sơ được xem xét và chấp nhận, giấy chứng nhận QR code sẽ được cấp cho người đã ký sau khoảng 1 đến 2 tháng. Trong trường hợp hồ sơ đăng ký không hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ thông báo nguyên nhân cụ thể và yêu cầu cá nhân hoặc tổ chức điều chỉnh, bổ sung, hoàn thiện hồ sơ và gửi lại trong thời gian ngắn nhất.
Một số câu hỏi thường gặp khi đăng ký mã số mã vạch sản phẩm
- Câu hỏi: Tôi cần phải chuẩn bị những gì trước khi đăng ký mã số mã vạch sản phẩm? Trả lời: Trước khi đăng ký mã số sản phẩm, bạn cần chuẩn bị các tài liệu như đăng ký mã số mã vạch, bảng kê danh mục sản phẩm, văn bản ủy quyền, và bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
- Câu hỏi: Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm là bao lâu? Trả lời: Thời gian xử lý hồ sơ thường dao động từ 7 đến 10 ngày làm việc, tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký mã số sản phẩm tại cơ quan có thẩm quyền.
- Câu hỏi: Sau khi nộp hồ sơ, tôi cần làm gì tiếp theo? Trả lời: Sau khi nộp hồ sơ, bạn cần chờ thông báo từ cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được mã số sản phẩm.
- Câu hỏi: Tôi phải trả lệ phí khi đăng ký mã số sản phẩm không? Trả lời: Có, bạn phải trả lệ phí đăng ký mã số sản phẩm theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Lệ phí này có thể được nộp bằng hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt.
- Câu hỏi: Mã số sản phẩm có thời hạn sử dụng không? Trả lời: Thông thường, mã số sản phẩm có thời hạn sử dụng và cần được duy trì hàng năm. Thời hạn này có thể được cập nhật trong quá trình đăng ký và duy trì.
- Câu hỏi: Tôi có thể làm thủ tục đăng ký mã số mã vạch sản phẩm trực tuyến không? Trả lời: Có, nhiều cơ quan có thể cho phép bạn thực hiện thủ tục đăng ký mã số sản phẩm trực tuyến thông qua hệ thống cổng thông tin điện tử.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
