Hóa đơn điện tử đã điều chỉnh mà vẫn sai sót thì xử lý thế nào?

Hóa đơn điện tử đã điều chỉnh mà sai sót thì có được tiếp tục điều chỉnh hay không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, cách xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế nhưng có sai sót như sau:

1. Hóa đơn cần cấp lại mã hoặc cần điều chỉnh/thay thế:
   • Khi hóa đơn điện tử có sai sót cần phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc cần điều chỉnh/thay thế, người bán có thể sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh.
   • Người bán có thể gửi thông báo điều chỉnh đến cơ quan thuế bất kỳ thời điểm nào, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
2. Hóa đơn thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ bị hủy:
   • Nếu người bán lập hóa đơn để thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó xảy ra việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ, người bán cần hủy hóa đơn đã lập và thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
3. Tiếp tục phát hiện sai sót sau khi đã điều chỉnh/thay thế lần đầu:
   • Nếu hóa đơn điện tử đã được xử lý sai sót một lần bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng sau đó lại phát hiện sai sót khác, người bán vẫn có thể tiếp tục xử lý sai sót đó. Việc điều chỉnh tiếp theo sẽ phải thực hiện theo cùng hình thức (điều chỉnh hoặc thay thế) mà người bán đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
4. Trường hợp cơ quan thuế thông báo cần kiểm tra hóa đơn sai sót:
   • Nếu cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra hóa đơn đã lập do phát hiện sai sót, người bán phải thông báo với cơ quan thuế về sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, nêu rõ căn cứ kiểm tra là theo thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế.
5. Sai sót không liên quan đến ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn:
   • Nếu hóa đơn điện tử không có sai sót về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn, người bán chỉ cần thực hiện điều chỉnh mà không cần hủy hay thay thế hóa đơn.
6. Sai sót về giá trị trên hóa đơn:
   • Đối với các sai sót về giá trị, người bán điều chỉnh theo cách ghi tăng (dấu dương) hoặc giảm (dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh, đảm bảo phản ánh chính xác số liệu điều chỉnh trên hóa đơn.

Như vậy, nếu hóa đơn đã được điều chỉnh một lần mà vẫn tiếp tục có sai sót, người bán hoàn toàn có thể thực hiện điều chỉnh tiếp theo giống như cách đã xử lý sai sót lần đầu, nhằm đảm bảo thông tin hóa đơn được chính xác, minh bạch và đúng quy định.

Khi nào thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện trong những trường hợp cụ thể khi có sai sót xảy ra. Dưới đây là các tình huống và cách xử lý hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

1. Hủy hóa đơn điện tử

• Khi nào thực hiện?
  Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót.
• Cách xử lý:
  Bên bán cần thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã sai sót. Sau đó, bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập.

2. Thông báo cho người mua về hóa đơn có sai sót

• Khi nào thực hiện?
  Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) và bên bán hoặc bên mua phát hiện có sai sót (chẳng hạn sai tên, địa chỉ nhưng không sai mã số thuế).
• Cách xử lý:
  Bên bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không cần lập lại hóa đơn. Đồng thời, bên bán cũng thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn không có mã và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế.

3. Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế

• Khi nào thực hiện?
  Khi hóa đơn đã gửi cho người mua mà bên bán hoặc bên mua phát hiện có sai sót (sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng).
• Cách xử lý:
  Bên bán có thể chọn một trong hai cách:
  • Lập hóa đơn điều chỉnh:
    Nếu hai bên có thỏa thuận, bên bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ sai sót.
    • Lưu ý: Nếu hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn sai sót, bên bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không cần hủy hay thay thế.
  • Lập hóa đơn mới thay thế:
    Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Nếu có thỏa thuận trước, bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn thay thế.

4. Kiểm tra sai sót khi có thông báo từ cơ quan thuế

• Khi nào thực hiện?
  Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và thông báo cho bên bán.
• Cách xử lý:
  Bên bán phải kiểm tra lại hóa đơn theo thông báo của cơ quan thuế bằng Mẫu số 01/TB-RSĐT.

Kết luận

Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là sửa đổi mà còn phải căn cứ vào từng tình huống cụ thể để thực hiện các bước xử lý theo quy định của pháp luật. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn trong quá trình giao dịch và kê khai thuế.

Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:

HỖ TRỢ NGAY: 097.110.6895

Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.