Hồ sơ, trình tự, thủ tục, biểu mẫu trả dấu, hủy dấu trong một số trường hợp cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có đăng ký mẫu dấu (công an cấp).
Trả dấu – Hủy dấu là gì?
Trả dấu, hủy dấu là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức sử dụng con dấu của mình (có đăng ký mẫu dấu) nhưng không còn nhu cầu sử dụng nữa hoặc muốn loại bỏ con dấu đó. Khi đó, họ cần gửi lại loại con dấu đó cho cơ quan cấp phép để tiến hành hủy bỏ. Quá trình hủy dấu thường được thực hiện tại cơ quan công an cấp tỉnh hoặc cấp cục, tuân theo các quy định được đề ra trong Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
Các trường hợp trả lại con dấu
Các trường hợp mà doanh nghiệp cần phải trả lại con dấu bao gồm:
- Khi con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu, hoặc khi cơ quan, tổ chức, hoặc chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức hoặc đổi tên.
- Khi có quyết định về chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể doanh nghiệp, hoặc chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền.
- Khi có quyết định thu hồi giấy phép hoạt động hoặc giấy đăng ký hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
- Khi con dấu bị mất và sau đó được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng.
- Khi có quyết định tạm đình chỉ hoặc đình chỉ hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
- Khi các cơ quan, tổ chức khác sử dụng con dấu (như công ty luật, trường mầm non, công đoàn…) không còn nhu cầu sử dụng nữa.
- Khi sử dụng con dấu đã hết thời hạn sử dụng theo quy định.
Hồ sơ thực hiện trả dấu, hủy dấu
Hồ sơ cần bao gồm các tài liệu sau:
- Công văn trả dấu: Bản công văn này cần trình bày rõ lý do cần trả dấu của doanh nghiệp.
- Bản sao Đăng ký kinh doanh (ĐKKD), giấy phép đầu tư, quyết định thành lập của cơ quan tổ chức: Đây là các tài liệu chứng minh về quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
- Bản chính đăng ký mẫu dấu cũ: Đây là bản chính của mẫu dấu đã được đăng ký trước đó tại cơ quan công an cấp.
- Giấy giới thiệu trả dấu kèm theo giấy tờ cá nhân của người đi trả dấu: Đây là tài liệu chứng minh danh tính của người đi trả dấu.
Lưu ý: Trong trường hợp đại diện ghi nhận trên giấy tờ của đơn vị không thể trực tiếp đi nộp hồ sơ hoặc nhận kết quả từ cơ quan công an, cần có hợp đồng ủy quyền công chứng. Các trường hợp sử dụng giấy ủy quyền đơn giản sẽ không được chấp thuận.
Mẫu công văn trả dấu công an
| CÔNG TY … ———- Số: …/20…/CV-DT (V/v: Nộp lại con dấu) |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———- |
Kính gửi: Phòng cảnh sát QLHC về TTXH – Công an thành phố Hà Nội
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY
Mã số doanh nghiệp:
Địa chỉ: …, Phường Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Đại diện theo pháp luật:
Chúng tôi xin trình bày với Quý cơ quan một việc như sau:
CÔNG TY …. thành lập ngày 11/01/2006 đã được Phòng cảnh sát QLHC về TTXH – Công an thành phố Hà Nội cấp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Hiện tại, công ty đã thất lạc giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Chúng tôi đã thực hiện xong thủ tục thay đổi mẫu con dấu mới tại phòng đăng ký kinh doanh thành phố Hà Nội để đăng tải lên hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia nên doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng con dấu cũ do công an cấp. Vì vậy, bằng văn bản này này công ty chúng tôi xin được nộp lại con dấu đã được cấp cho Quý cơ quan.
Doanh nghiệp cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung văn bản này. Xin cảm ơn!
Hà Nội, ngày … tháng … năm 20..
ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP
(Ký, đóng dấu)
Mẫu công văn trả dấu file word Tải về
Trình tự, thủ tục thực hiện trả dấu công an
Trình tự thực hiện:
- Chuẩn bị hồ sơ:
- Xác định cơ quan công an cấp mẫu dấu: Thông thường, trả dấu được thực hiện tại cơ quan PC64 hoặc Công an tỉnh/thành phố.
- Chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Công văn trả dấu, rõ ràng nêu lý do cần trả dấu.
- Bản sao Đăng ký kinh doanh (ĐKKD), giấy phép đầu tư, quyết định thành lập.
- Bản chính đăng ký mẫu dấu cũ.
- Giấy giới thiệu trả dấu kèm theo giấy tờ cá nhân của người đi trả dấu.
- Nộp hồ sơ và nhận giấy hẹn:
- Người đại diện của doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan công an.
- Sau đó, nhận giấy hẹn xác nhận thời gian và địa điểm trả dấu.
- Trả dấu:
- Trong khoảng thời gian được xác định trên giấy hẹn (thường là 3 ngày làm việc), người đại diện mang theo con dấu đến cơ quan công an.
- Cơ quan công an tiến hành thu hồi và hủy con dấu theo quy định.
Kết quả:
- Sau khi tiến hành thu hồi và hủy dấu, cơ quan công an sẽ lập biên bản về việc hủy/thu hồi con dấu.
- Doanh nghiệp sẽ nhận lại các giấy tờ liên quan và có thể hoàn tất thủ tục trả dấu.
Quá trình này giúp đảm bảo tính chính xác và pháp lý của việc trả dấu, đồng thời giữ cho hồ sơ và con dấu được xử lý một cách hợp lý và đúng quy trình.
Mức phạt khi không nộp lại con dấu
Trường hợp không nộp lại con dấu cơ quan, tổ chức có thể bị xử phạt theo quy định tại điều 13 nghị định 144/2021/NĐ-CP
Điều 13. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
h) Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật;
Câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp về trả dấu công an như sau:
- Doanh nghiệp không trả dấu có bị phạt không?
- Trong các trường hợp chuyển đổi hoặc giải thể doanh nghiệp, nếu không trả dấu có thể bị xử phạt theo quy định.
- Tuy nhiên, đối với các trường hợp khác, hiện tại chưa có chế tài xử phạt, do đó, không trả dấu cũng không gây vấn đề gì.
- Thời hạn bắt buộc trả dấu là bao lâu?
- Hiện tại chưa có quy định cụ thể về thời gian bắt buộc trả dấu. Tuy nhiên, đơn vị có nghĩa vụ trả lại con dấu khi không còn nhu cầu sử dụng.
- Địa chỉ trả dấu tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh?
- Địa chỉ PC64 tại Hà Nội: Tầng 5, số 44 Phạm Ngọc Thạch, phường Phương Liên, quận Đống Đa, Hà Nội.
- Địa chỉ PC64 tại TP Hồ Chí Minh: 459 Đường Trần Hưng Đạo, phường Cầu Kho, quận 1, TP Hồ Chí Minh.
- Quy trình thực hiện trả dấu có phức tạp không?
Quy trình thực hiện trả dấu không phức tạp. Nó bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ cần thiết, nộp hồ sơ và con dấu tại cơ quan công an, và nhận lại con dấu sau khi quy trình hoàn tất.
- Cần phải chuẩn bị những giấy tờ gì khi đi trả dấu?
- Trong trường hợp dấu bị mất, thủ tục trả dấu sẽ như thế nào?
- Thời gian xử lý thủ tục trả dấu là bao lâu?
- Có cần phải trả phí khi thực hiện trả dấu không?
- Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lại dấu sau này, thủ tục sẽ như thế nào?
Quý khách hàng TOÀN QUỐC đang mong muốn tìm một đơn vị tư vấn dịch vụ tư vấn thành lập công ty giá rẻ, thành lập doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
