Thủ tục Thay đổi người đại diện pháp luật đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, bắt buộc mọi doanh nghiệp thực hiện khi có bất kỳ thay đổi nào về thông tin đăng ký hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tại cơ quan có thẩm quyền. Với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình này, Vấn đề thay đổi đăng ký kinh doanh đã được Công ty Luật Gia Bùi đã tổng hợp thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
- Nghị định số 50/2016/NĐ-CP quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư có hiệu lực từ ngày 15/07/2016.
- Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/05/2021.
Người đại diện theo pháp luật là người đứng đầu doanh nghiệp, đại diện doanh nghiệp thực hiện ký kết các hợp đồng với khách hàng, đối tác và chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật. Người đại diện theo pháp luật có thể đảm nhiệm các chức vụ như: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc, Tổng giám đốc…
Ngay từ thời điểm thành lập công ty, thông tin về người đại diện theo pháp luật đã được hiển thị đầy đủ trên Giấy phép kinh doanh. Do đó, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.
Xem thêm:
- Chức danh của người đại diện pháp luật trong từng loại hình Công ty được quy định như nào?
- Quyền và nghĩa vụ của Người đại diện pháp luật
- Quy định về điều kiện trở thành người đại diện pháp luật
- Trách nhiệm của người đại diện pháp luật đối với công ty là gì?
Các trường hợp thay đổi người đại diện pháp luật
Tại Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định rõ: Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có 1 hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng và chức vụ của người đại diện theo pháp luật được quy định cụ thể trong Điều lệ của công ty. Do đó, có thể xảy ra các trường hợp thay đổi đại diện pháp luật như sau:
- Thay đổi người đại diện pháp luật hiện tại sang người mới: Điều này có thể xảy ra khi người đại diện hiện tại không còn đủ điều kiện hoặc do lý do khác mà công ty muốn thay đổi người đại diện.
- Bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Trong trường hợp doanh nghiệp muốn có nhiều hơn một người đại diện để chia sẻ trách nhiệm hoặc mở rộng phạm vi hoạt động, họ có thể bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật.
- Loại bỏ hoặc bổ sung người đại diện theo pháp luật: Công ty có thể quyết định loại bỏ hoặc bổ sung một người đại diện theo pháp luật dựa trên nhu cầu và mục tiêu kinh doanh cụ thể.
- Thay đổi chức danh của người đại diện theo pháp luật: Đôi khi, công ty có thể muốn thay đổi chức danh của người đại diện theo pháp luật để phản ánh đúng vị trí và trách nhiệm của họ trong tổ chức.
Các chức danh người đại diện theo pháp luật của Công ty có thể lựa chọn bao gồm:
- Giám đốc công ty;
- Tổng Giám đốc công ty;
- Chủ tịch Hội đồng quản trị – đối với công ty cổ phần;
- Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – Đối với công ty cổ phần;
- Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Chủ tịch Hội đồng thành viên – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Chủ tịch công ty – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Thay đổi người đại diện pháp luật cần giấy tờ gì?
Thứ nhất, về hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật, gồm những giấy tờ, tài liệu sau:
Thành phần hồ sơ: (Quy định tại Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP)
1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (Phụ lục II-2);
2. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới ;
3. Nghị quyết,Quyết định và bản sao Biên bản họp của Hội đồng thành viên (mẫu quyết định và biên bản họp tham khảo).
4. Đối với doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp kèm theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư; Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định;
5. Trường hợp không phải Chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:
– Bản sao hợp lệ hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp và tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; hoặc
– Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp muốn đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo quy định tại điều 33 Luật Doanh nghiệp) tại thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đề nghị nộp kèm hồ sơ đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Thứ hai, các loại mẫu đơn, mẫu tờ khai có liên quan.
1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (Phụ lục II-2, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư)
2. Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (theo mẫu tại Phụ lục II-18, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư)
Thứ ba, quy định về thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật:03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (không tính ngày lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật).
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục:
– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký đổi trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi;
– Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ (có đầy đủ giấy tờ như đã nêu tại Thành phần hồ sơ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định của pháp luật);
– Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật về phí và lệ phí;
– Doanh nghiệp không được thực hiện việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:
+ Đã bị Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
+ Đang trong quá trình giải thể theo quyết định giải thể của doanh nghiệp;
+ Theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án hoặc cơ quan công an.
Quy trình để thay đổi người đại diện pháp luật
Dưới đây là các bước chi tiết hơn để thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Chuẩn bị các tài liệu và giấy tờ cần thiết theo quy định, bao gồm:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Bản sao hợp lệ của giấy tờ chứng minh danh tính cá nhân của người mới được bổ nhiệm làm đại diện pháp luật cho công ty.
- Các quyết định và biên bản họp tương ứng của Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị, tuỳ thuộc vào loại hình công ty.
- Bản sao hợp lệ của giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đầu tư (nếu có).
- Các giấy tờ bổ sung như giấy chứng nhận đăng ký thuế và giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2: Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí
Cung cấp hồ sơ và nộp lệ phí thông qua các kênh sau:
- Trực tiếp tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp.
- Qua hình thức điện tử, thông qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (nếu có).
- Sử dụng dịch vụ bưu chính.
Bước 3: Nhận kết quả
- Sau khi hồ sơ được nộp, công ty sẽ nhận được kết quả thông báo trực tiếp tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
- Kết quả sẽ là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận thông tin người đại diện theo pháp luật mới.
Thời gian và chi phí
- Thời gian xử lý hồ sơ thường là 03 ngày làm việc, tính từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
- Chi phí công bố thay đổi đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là 100.000 VNĐ.
Việc cần làm sau khi thay đổi người đại diện pháp luật
Sau khi thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Đăng ký lại thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng: Do thông tin của người đại diện cũ vẫn còn trên hệ thống của ngân hàng, doanh nghiệp cần đăng ký lại thông tin của người đại diện mới để đảm bảo các giao dịch tài chính diễn ra một cách trơn tru.
- Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện: Trong trường hợp người đại diện pháp luật cũ liên quan đến các địa điểm kinh doanh khác như trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi thông tin liên quan đến địa chỉ này.
- Thông báo cho các đối tác, cơ quan liên quan: Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm xã hội và các bên liên quan về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật để đảm bảo thông tin được cập nhật đúng đắn.
- Làm thủ tục thay đổi các giấy phép của công ty: Nếu công ty có các giấy phép hoạt động như giấy phép kinh doanh, giấy phép xây dựng, giấy phép vận tải, … thì cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin về người đại diện theo pháp luật mới trên các giấy phép này.
- Thực hiện thủ tục kê khai thuế và nộp thuế thu nhập cá nhân (nếu có): Trong trường hợp người đại diện cũ chuyển nhượng vốn cho người đại diện mới, họ cần làm thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân và nộp các khoản thuế cần thiết theo quy định của pháp luật.
Một số lưu ý về thay đổi người đại diện pháp luật
Dưới đây là một số lưu ý quan trọng liên quan đến điều kiện và quy định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty:
1. Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của công ty:
- Tuổi từ 18 trở lên: Người được bổ nhiệm làm người đại diện pháp luật của công ty phải đủ 18 tuổi trở lên.
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ: Người đại diện phải có đầy đủ năng lực pháp lý để thực hiện các hành vi dân sự trong việc đại diện cho công ty.
- Không bị treo mã số thuế: Người được bổ nhiệm không được treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp.
- Không nhất thiết phải là người góp vốn: Người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải là người góp vốn tại công ty.
2. Yêu cầu về cư trú tại Việt Nam:
- Công ty phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Điều này đảm bảo rằng công ty có người đại diện có thể đại diện cho công ty trong các vấn đề pháp lý và giao dịch kinh doanh tại Việt Nam.
3. Chức danh của người đại diện theo pháp luật của công ty:
- Người đại diện theo pháp luật có thể mang các chức danh như Giám đốc công ty, Tổng Giám đốc công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), Chủ tịch Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên), Chủ tịch công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên), hoặc các chức danh khác theo quy định của Điều lệ công ty hoặc pháp luật.
4. Số lượng người đại diện theo pháp luật của một công ty:
- Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần và công ty TNHH có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.
- Điều lệ công ty quy định cụ thể về số lượng, chức danh quản lý, cũng như quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
5. Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty:
- Trước khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện, công ty cần bổ sung thông tin cần thiết trên đăng ký doanh nghiệp và cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu cần.
- Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân như Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên, hoặc Chủ tịch công ty tương ứng với loại hình công ty, hoặc người được bầu làm Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị mới.
Một số lưu ý sau khi thay đổi người đại diện pháp luật
Sau khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty cần chú ý đến các điểm sau:
- Đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng:
- Cần thông báo và cập nhật thông tin người đại diện mới cho tài khoản ngân hàng của công ty để đảm bảo sự liên kết hợp lý và tránh những rắc rối về tài chính.
- Thủ tục thay đổi nếu người đại diện cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh:
- Trong trường hợp người đại diện cũ đồng thời là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đại diện tại các điểm kinh doanh, công ty cần thực hiện thủ tục chuyển nhượng và thay đổi thông tin tại những điểm này.
- Thông báo với các đối tác liên quan:
- Cần thông báo với các đối tác, khách hàng, cơ quan bảo hiểm và các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật để đảm bảo sự liên kết và giao dịch suôn sẻ.
- Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin trên các giấy phép kinh doanh:
- Đối với các loại giấy phép kinh doanh như giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đại diện trên các giấy phép này để đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ quy định của pháp luật.
- Lưu ý khi thay đổi liên quan đến chuyển nhượng vốn:
- Trong trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật có liên quan đến việc chuyển nhượng vốn, cần lưu ý thực hiện các thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng và nộp thuế thu nhập (nếu có) theo quy định của pháp luật về thuế.
Dịch vụ của Công ty Luật Gia Bùi về thay đổi người đại diện pháp luật:
- Tư vấn và kiểm tra điều kiện cho người đại diện theo pháp luật mới của công ty:
- Cung cấp tư vấn chuyên sâu về các điều kiện và yêu cầu cần thiết để đảm bảo người được bổ nhiệm làm người đại diện pháp luật mới đáp ứng đúng các tiêu chí pháp lý.
- Tư vấn về chức danh phù hợp cho người đại diện theo pháp luật dựa trên nhu cầu và loại hình của công ty:
- Đề xuất chức danh phù hợp với tính chất kinh doanh của công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
- Soạn thảo hồ sơ thay đổi người đại diện cho công ty:
- Tiến hành soạn thảo hồ sơ theo quy định của pháp luật, bao gồm các tài liệu cần thiết như thông báo thay đổi, quyết định và biên bản họp của cơ quan quản lý công ty.
- Đại diện khách hàng nộp hồ sơ và theo dõi quá trình thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp:
- Đảm nhận vai trò đại diện cho khách hàng để nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình xử lý tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo quá trình diễn ra một cách suôn sẻ và nhanh chóng.
- Đại diện khách hàng thực hiện công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:
- Thực hiện công bố thông tin về thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia theo quy định của pháp luật.
- Tư vấn cho khách hàng về các thủ tục sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật:
- Hướng dẫn cách thức thông báo cho khách hàng, đối tác, ngân hàng và cơ quan có liên quan.
- Hỗ trợ thực hiện các thủ tục cần thiết để thay đổi các loại giấy phép con có ghi nhận thông tin của người đại diện theo pháp luật mới.
Mọi người cùng hỏi về thay đổi người đại diện pháp luật
- Thế nào là người đại diện theo pháp luật?
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch và quan hệ pháp lý. Họ đại diện cho doanh nghiệp trước các cơ quan như Trọng tài, Tòa án và thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.
- Người đại diện theo pháp luật có phải ở Việt Nam không?
- Cần có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp chỉ có một người đại diện, họ phải cư trú tại Việt Nam và có thể ủy quyền cho người khác khi ra nước ngoài.
- Có thể có nhiều đại diện theo pháp luật không?
- Có, công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty sẽ quy định chi tiết về số lượng và quyền hạn của từng người đại diện.
- Đại diện theo pháp luật không góp vốn được không?
- Đúng, người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải là người góp vốn trong công ty. Họ có thể được thuê hoặc ứng cử từ bên ngoài.
- Đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác không?
- Có, người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác thông qua văn bản ủy quyền để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
