Theo Điều 44 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc tra cứu, cung cấp và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác, đúng mục đích và bảo mật thông tin.
1. Mục Đích Tra Cứu Và Cung Cấp Thông Tin Hóa Đơn Điện Tử
Thông tin hóa đơn điện tử có thể được sử dụng trong các trường hợp sau:
✔️ Thực hiện các thủ tục về thuế
- Hỗ trợ kê khai, nộp thuế, hoàn thuế, đối soát dữ liệu với cơ quan thuế.
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
✔️ Thực hiện các thủ tục thanh toán qua ngân hàng
- Ngân hàng có thể tra cứu hóa đơn điện tử để xác minh giao dịch trước khi thực hiện thanh toán.
- Đảm bảo thông tin hóa đơn phù hợp với giao dịch tài chính của doanh nghiệp.
✔️ Thực hiện các thủ tục hành chính khác
- Sử dụng hóa đơn điện tử để làm hồ sơ quyết toán tài chính, hợp đồng kinh tế.
- Làm căn cứ trong các giao dịch kinh tế, thương mại và các thủ tục pháp lý khác.
✔️ Chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường
- Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
- Cơ quan chức năng (quản lý thị trường, hải quan…) có thể tra cứu thông tin hóa đơn để kiểm tra hàng hóa lưu thông.
2. Nguyên Tắc Tra Cứu Và Cung Cấp Thông Tin Hóa Đơn Điện Tử
🔹 Đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng
- Thông tin hóa đơn điện tử phải được cung cấp đầy đủ, chính xác và đúng thời điểm để phục vụ các hoạt động nghiệp vụ.
- Chỉ các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền và liên quan trực tiếp mới được tra cứu và sử dụng thông tin này.
🔹 Sử dụng thông tin đúng mục đích
- Mọi thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp phải phục vụ đúng chức năng, nhiệm vụ của người sử dụng.
- Không được sử dụng thông tin hóa đơn điện tử cho các mục đích sai trái hoặc trái pháp luật.
🔹 Tuân thủ quy định về bảo mật thông tin
- Việc tra cứu, cung cấp và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo mật dữ liệu doanh nghiệp.
- Các tổ chức, cá nhân được phép sử dụng thông tin hóa đơn phải có biện pháp bảo vệ dữ liệu để tránh lộ lọt thông tin.
3. Hậu Quả Nếu Vi Phạm Nguyên Tắc Sử Dụng Thông Tin Hóa Đơn Điện Tử
⚠ Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử sai mục đích hoặc tiết lộ thông tin trái phép có thể dẫn đến:
❌ Xử phạt hành chính: Theo quy định về quản lý thuế, doanh nghiệp có thể bị phạt nếu để lộ thông tin hóa đơn hoặc sử dụng sai mục đích.
❌ Xử lý theo Luật Hình sự: Nếu việc sử dụng trái phép gây hậu quả nghiêm trọng (lừa đảo, trốn thuế, gian lận thương mại), có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
❌ Bị cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra: Nếu doanh nghiệp bị nghi ngờ sử dụng hóa đơn điện tử không đúng quy định, cơ quan thuế có thể kiểm tra, đối chiếu thông tin.
4. Kết Luận
📌 Việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
✅ Dùng đúng mục đích: Phục vụ thủ tục thuế, thanh toán ngân hàng, thủ tục hành chính, chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa.
✅ Thông tin phải chính xác, kịp thời, đúng đối tượng: Đảm bảo dữ liệu được sử dụng hợp pháp, không gây hiểu lầm hoặc sai sót.
✅ Tuân thủ quy định về bảo mật: Không tiết lộ hoặc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử trái phép.
Việc tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc này giúp doanh nghiệp và cá nhân đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong giao dịch kinh tế, đồng thời tránh được các rủi ro pháp lý liên quan.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
