Trong thực tế kinh doanh, rất nhiều trường hợp người bán phải xuất hóa đơn cho người mua là khách lẻ – tức là các cá nhân không đăng ký kinh doanh và không có mã số thuế. Vậy trong trường hợp này, việc lập hóa đơn được thực hiện như thế nào để đảm bảo đúng quy định pháp luật?
1. Quy định pháp luật hiện hành
Theo quy định tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nội dung hóa đơn khi xuất cho người mua sẽ tùy thuộc vào việc người mua có mã số thuế hay không.
Nếu người mua là tổ chức/cá nhân có mã số thuế, thì hóa đơn phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế theo đúng thông tin đã đăng ký tại cơ quan thuế hoặc đăng ký kinh doanh.
Nếu người mua không có mã số thuế (ví dụ là cá nhân mua hàng sử dụng cho mục đích tiêu dùng, không kinh doanh), thì trên hóa đơn không bắt buộc phải thể hiện mã số thuế người mua.
Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt được liệt kê tại khoản 14 Điều 10 của cùng nghị định, hóa đơn còn có thể không cần ghi cả tên và địa chỉ người mua, cụ thể:
2. Các trường hợp không cần thể hiện mã số thuế, tên hoặc địa chỉ người mua trên hóa đơn
Một số loại hình bán hàng và dịch vụ đặc thù được pháp luật cho phép không cần ghi thông tin mã số thuế hoặc địa chỉ người mua trên hóa đơn, bao gồm:
Bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại: Khi người mua là cá nhân không kinh doanh, không bắt buộc phải ghi mã số thuế trên hóa đơn.
Bán xăng dầu cho cá nhân: Hóa đơn điện tử trong trường hợp này cũng không cần mã số thuế người mua.
Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ: Không bắt buộc thể hiện mã số thuế người mua.
Hóa đơn cho dịch vụ vận tải hàng không bán qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử quốc tế cho cá nhân không kinh doanh, không bắt buộc thể hiện mã số thuế, tên, địa chỉ người mua, thậm chí không cần có đầy đủ các tiêu thức như số hóa đơn, thuế suất, chữ ký số…
Hóa đơn thanh toán liên hãng trong lĩnh vực hàng không theo thông lệ quốc tế cũng không bắt buộc có mã số thuế người mua.
Hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: Trong trường hợp này, không cần thể hiện mã số thuế người chơi trên hóa đơn.
3. Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân
Nếu khách lẻ có yêu cầu ghi nhận thông tin và cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, thì người bán vẫn phải ghi đầy đủ thông tin này vào hóa đơn. Đây là quyền lợi chính đáng của người mua và là nghĩa vụ của người bán nhằm đảm bảo minh bạch về thuế.
4. Trường hợp chưa thu tiền của khách, có cần xuất hóa đơn không?
Một điểm quan trọng khác mà nhiều doanh nghiệp băn khoăn là: Nếu chưa thu tiền của khách, có cần lập hóa đơn không?
Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Vì vậy, dù chưa nhận được thanh toán, người bán vẫn phải xuất hóa đơn khi hàng hóa đã được bàn giao cho khách hàng.
5. Hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế: có cần điều chỉnh không?
Theo Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu hóa đơn đã lập có sai sót về tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế vẫn chính xác, thì không bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh. Thay vào đó, hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh thông tin là đủ.
Tuy nhiên, nếu hóa đơn có nhiều lỗi nghiêm trọng hơn, hoặc đã được kê khai thuế, thì tùy theo mức độ sai sót, bên bán có thể phải thu hồi hóa đơn hoặc lập hóa đơn điều chỉnh mới theo đúng quy định.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
