1. Xuất hóa đơn gộp nhiều tháng trong 01 lần có được không?
Theo quy định của Điều 4 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn bán hàng phải được mô tả một cách chi tiết để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hiệu quả trong việc quản lý thuế và giao dịch kinh doanh.
Khi có giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải tạo hóa đơn để giao cho người mua. Điều này cũng áp dụng cho các trường hợp đặc biệt như hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, và các trường hợp xuất hàng dưới các hình thức khác như cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả.
Hóa đơn phải chứa đầy đủ thông tin theo quy định và khi sử dụng hóa đơn điện tử, cần tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Điều 12 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về điều kiện và quy trình sử dụng hóa đơn điện tử để đảm bảo tính an toàn, minh bạch và pháp lý của dữ liệu.
Ngoài ra, quy định cũng chi tiết về cách xử lý các trường hợp đặc biệt như hàng hóa luân chuyển nội bộ, xuất hàng dưới các hình thức khác ngoài mục đích bán hàng. Hóa đơn phải tuân thủ đúng các quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan đến quản lý thuế và giao dịch kinh doanh.- Thời điểm phát hành hóa đơn cho việc cung cấp dịch vụ là khi việc cung cấp dịch vụ hoàn tất, không quan trọng việc đã nhận được thanh toán hay chưa. Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ nhận tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thì thời điểm phát hành hóa đơn là khi nhận được thanh toán, trừ trường hợp tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm việc thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
- Khi giao hàng nhiều lần hoặc từng phần, từng công đoạn của dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải có hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị của hàng hóa, dịch vụ được giao. Điều này đảm bảo rằng mỗi giao dịch con được ghi chép chính xác trong hóa đơn, giúp việc theo dõi và quản lý hiệu quả.
Tóm lại, quy định về thời điểm phát hành hóa đơn trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP khẳng định nguyên tắc phát hành hóa đơn ngay sau mỗi giao dịch và không chấp nhận việc tổng hợp nhiều lần bán hàng vào một hóa đơn cuối tháng. Điều này nhằm mục đích đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý thuế và giao dịch kinh doanh.
2. Xử lý trường hợp hóa đơn điện tử bị trùng 2 lần
Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót, quy trình cụ thể được mô tả như sau:
- Phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót: Trong trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua có sai sót, người bán phải thực hiện các bước sau:
- Thông báo với cơ quan thuế: Người bán thông báo với cơ quan thuế bằng cách sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT, biểu mẫu này được quy định trong Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông báo này sẽ nêu rõ việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có mã đã có sai sót.
- Hủy hóa đơn điện tử có sai sót và lập mới: Sau thông báo, người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới để thay thế. Hóa đơn mới phải được ký số và chứa đầy đủ thông tin theo quy định.
- Gửi hóa đơn mới cho người mua: Hóa đơn mới được gửi đến người mua để đảm bảo họ nhận được thông tin chính xác và được cấp mã hóa đơn mới thay thế.
- Ký số và gửi cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn mới và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ đã bị hủy.
Hủy trên hệ thống cơ quan thuế: Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót trên hệ thống của mình để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.Quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch thương mại điện tử, đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ cho cơ quan thuế để quản lý và kiểm tra. Điều này giúp người bán và người mua tuân thủ đúng quyền lợi và trách nhiệm của mình khi thực hiện giao dịch. Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã từ cơ quan thuế nhưng phát sinh sai sót, người bán cần thực hiện các bước thông báo, hủy và tạo mới hóa đơn. Quy trình này bao gồm thông báo cho cơ quan thuế, hủy hóa đơn cũ, tạo hóa đơn mới, ký số và cung cấp thông tin chính xác cho người mua. Cơ quan thuế sau đó sẽ tiến hành hủy trên hệ thống để đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong quản lý hóa đơn điện tử. Quy trình này không chỉ giữ cho giao dịch trở nên minh bạch mà còn bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua, đồng thời giúp cơ quan thuế có đủ thông tin để thực hiện kiểm tra và quản lý hiệu quả.
3. Xử lý hóa đơn điện tử gặp sự cố không xuất được hóa đơn
Theo quy định tại Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý sự cố liên quan đến hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được chỉ định một cách cụ thể như sau:
– Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế gặp sự cố không thể sử dụng được, người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cần liên hệ ngay với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ xử lý sự cố. Trong quá trình xử lý sự cố, nếu người bán yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, họ phải đến trực tiếp cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn.
– Nếu hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế sẽ thực hiện các biện pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và thông báo về sự cố trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Tổng cục Thuế có thẩm quyền ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử cho một số tổ chức cung cấp dịch vụ đủ điều kiện khi hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố. Trong trường hợp sự cố kéo dài và không khắc phục được, cơ quan thuế có thể áp dụng giải pháp tạm thời bằng cách đặt in hóa đơn cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.
– Nếu có lỗi xảy ra trên hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, tổ chức này phải thông báo ngay cho người bán và phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ phải khắc phục sự cố nhanh chóng và có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.Trong trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp sự cố kỹ thuật và không thể nhận dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Tổng cục Thuế sẽ thông báo trên Cổng thông tin điện tử của mình. Trong thời gian này, các tổ chức và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không được phép gửi dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế. Sau khi Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại, trong vòng 2 ngày làm việc, các tổ chức và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
Quy định này cung cấp hướng dẫn rõ ràng và chi tiết về việc xử lý sự cố liên quan đến hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình thực thi.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
