Việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là nghĩa vụ quan trọng của người bán, được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật. Trước đây, đối với các giao dịch nhỏ lẻ dưới 200.000 đồng, người bán không bắt buộc phải lập hóa đơn, trừ khi có yêu cầu từ người mua. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022, quy định này đã thay đổi, dẫn đến việc tất cả các giao dịch mua bán, không phân biệt giá trị, đều phải lập hóa đơn.
1. Quy định cũ về hóa đơn bán lẻ dưới 200.000 đồng
Theo khoản 1 Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC (hết hiệu lực từ 01/7/2022), các giao dịch có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng không bắt buộc phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu. Cụ thể:
Điều 18. Bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn
1. Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ khi người mua yêu cầu.
Điều này có nghĩa là, trước ngày 01/7/2022, trong những giao dịch nhỏ lẻ, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể không xuất hóa đơn, miễn là không có yêu cầu từ khách hàng.
2. Quy định hiện hành về việc xuất hóa đơn từ năm 2025
Từ ngày 01/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về việc lập hóa đơn đã thay đổi. Cụ thể, tại khoản 1 Điều 4 của nghị định này, tất cả các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn, không phân biệt giá trị thanh toán.
Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Quy định này áp dụng cho tất cả các trường hợp, bao gồm:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng.
- Hàng hóa trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
- Hàng hóa xuất cho vay, cho mượn, hoặc hoàn trả.
- Tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất).
Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, người bán phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019, nguyên tắc lập hóa đơn điện tử cũng được quy định rõ:
Điều 90. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu, đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định pháp luật về thuế và kế toán, không phân biệt giá trị giao dịch.
3. Kết luận: Từ năm 2025, mọi giao dịch đều phải xuất hóa đơn
Như vậy, theo quy định cũ tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, các giao dịch dưới 200.000 đồng có thể không cần lập hóa đơn, trừ khi người mua yêu cầu. Tuy nhiên, quy định này đã hết hiệu lực từ 01/7/2022.
Hiện nay, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn, không phân biệt giá trị giao dịch. Điều này có nghĩa là, từ năm 2025 trở đi, ngay cả giao dịch dưới 200.000 đồng cũng bắt buộc phải có hóa đơn.
🔹 Trước 01/7/2022: Giao dịch dưới 200.000 đồng không cần xuất hóa đơn (trừ khi người mua yêu cầu).
🔹 Từ 01/7/2022 và tiếp tục áp dụng trong năm 2025: Tất cả giao dịch, không phân biệt giá trị, đều phải xuất hóa đơn.
Việc tuân thủ quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ mà còn đảm bảo minh bạch trong giao dịch kinh doanh.
4. Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:
- Đối với bán hàng hóa: Hóa đơn phải được lập vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm thu tiền (trừ một số trường hợp đặc biệt như thu tiền đặt cọc, tạm ứng).
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng phần dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao, người bán phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp.
Một số trường hợp đặc biệt:
- Đối với dịch vụ có số lượng lớn, phát sinh thường xuyên (điện, nước, viễn thông, logistic,…), hóa đơn phải được lập sau khi đối soát số liệu giữa các bên, nhưng không muộn hơn ngày 07 của tháng sau.
- Đối với dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin có kết nối giữa nhiều cơ sở kinh doanh, hóa đơn phải được lập sau khi đối soát dữ liệu cước, nhưng không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ.
Kết luận:
Thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa, mà dựa vào thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ.
Tóm tắt nội dung quan trọng:
✅ Từ năm 2025, tất cả giao dịch (kể cả dưới 200.000 đồng) đều phải xuất hóa đơn.
✅ Hóa đơn phải được lập khi chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
✅ Một số dịch vụ đặc biệt có thể lập hóa đơn muộn nhưng phải tuân thủ thời hạn quy định.
Trên đây là quy định về việc xuất hóa đơn trong năm 2025. Nếu bạn có thắc mắc, hãy liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn chi tiết hơn! 🚀
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
