1. Hóa đơn điện tử có được ghi bằng tiếng nước ngoài hay không?
Hóa đơn điện tử có thể ghi bằng tiếng nước ngoài hay không được quy định tại Khoản 13 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó:
- Chữ viết trên hóa đơn cần phải rõ ràng và chi tiết, đặc biệt là về chữ viết, chữ số và đơn vị tiền tệ. Chữ viết phải hiển thị bằng tiếng Việt, nhưng có thể kèm theo chữ nước ngoài, nhưng phải đảm bảo chúng được đặt trong ngoặc đơn hoặc dưới dòng tiếng Việt, với cỡ chữ nhỏ hơn.
- Chữ số trên hóa đơn phải là chữ số Ả-rập từ 0 đến 9, và cần phải tuân thủ quy định về hiển thị số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ bằng dấu chấm (.) hoặc dấu phẩy (,).
- Đối với giao dịch ngoại tệ, cần phải thể hiện tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn.
- Số tiền thanh toán trong ngoại tệ không được quy đổi ra đồng Việt Nam trên hóa đơn.
Quy định này cũng linh hoạt cho phép sử dụng chữ tiếng Anh trên hóa đơn điện tử, nhưng chúng phải nhỏ hơn chữ tiếng Việt và có thể được đặt trong ngoặc đơn hoặc dưới dòng tiếng Việt. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao dịch, đồng thời hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc thực hiện các giao dịch với đối tác nước ngoài.
2. Khi bán hàng cho cá nhân, tổ chức nước ngoài thì lập hóa đơn điện tử vào thời điểm nào?
Khi bán hàng cho cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 1 Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó:
- Thời điểm áp dụng: Quy tắc chung là thời điểm lập hóa đơn đối với việc bán hàng hóa, bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia, sẽ là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa từ người bán cho người mua.
- Không phân biệt việc thu tiền: Thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa thu tiền từ giao dịch. Điều này có nghĩa là hóa đơn phải được lập ngay sau thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dù có hay không việc thanh toán tiền mua hàng đã diễn ra.
Tóm lại, theo quy định của hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn cho việc bán hàng cho cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài là tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Quy định này không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa thu tiền, mà tập trung vào sự chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa là yếu tố quyết định thời điểm lập hóa đơn. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi nhận giao dịch.
3. Quy định về ghi tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại điểm a, khoản 6, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn cần tuân thủ các quy tắc sau:
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ này được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt với kích thước chữ nhỏ hơn.
- Đơn vị tính: Đơn vị tính được xác định dựa trên tính chất, đặc điểm của hàng hóa và phải được thể hiện bằng tiếng Việt theo đơn vị đo lường (ví dụ: kg, g, cái, chiếc, hộp, can, thùng, m3, m2, m…).
- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Số lượng được ghi bằng chữ số Ả-rập, căn cứ vào đơn vị tính và không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.
- Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Đơn giá được ghi theo đơn vị tính.
- Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại, cần ghi chi tiết từng loại. Đối với các loại hàng hóa, dịch vụ có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
- Nếu sử dụng bảng kê, hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê cần lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.
- Số liệu trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ số Ả-rập. Đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
- Đối với các dịch vụ đặc thù, hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Theo hướng dẫn về lập hóa đơn điện tử, tên hàng hóa phải được ghi bằng tiếng Việt, và khi bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau, thông tin về tên hàng hóa cần được thể hiện chi tiết từng chủng loại. Đối với hàng hóa đòi hỏi đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, trên hóa đơn điện tử cần phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa đó mà pháp luật đặt ra yêu cầu khi đăng ký. Thông tin này giúp xác định rõ danh tính của hàng hóa và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Tổng hợp những quy định này trên hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho sự minh bạch và quản lý chặt chẽ thông tin kinh doanh, cũng như giúp mọi bên liên quan dễ dàng tra cứu và kiểm soát giao dịch mua bán hàng hóa.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
