Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, hóa đơn điện tử đã trở thành tiêu chuẩn mới trong quản lý thuế và giao dịch thương mại. Việc tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn mà còn là biện pháp bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các phương thức tra cứu hóa đơn điện tử chính xác và nhanh chóng nhất trong năm 2025.
I. Tại sao cần tra cứu hóa đơn điện tử?
Tra cứu hóa đơn điện tử là một hoạt động cần thiết vì những lý do sau:
- Kiểm tra tính hợp pháp: Xác minh hóa đơn có được phát hành hợp lệ từ người bán hay không
- Bảo vệ quyền lợi: Đảm bảo thông tin trên hóa đơn chính xác, phản ánh đúng giao dịch
- Phòng chống gian lận: Tránh việc sử dụng hóa đơn giả mạo hoặc sai quy định
- Hỗ trợ kê khai thuế: Cung cấp bằng chứng cho các khoản chi phí được khấu trừ
- Quản lý tài chính: Giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiêu và doanh thu hiệu quả
II. Các phương thức tra cứu hóa đơn điện tử
1. Tra cứu qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế
Bước 1: Truy cập website https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Bước 2: Nhập các thông tin tra cứu:
- Mã số thuế (MST) người bán
- Mẫu số hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Mã tra cứu (nếu có)
Bước 3: Nhập mã xác thực và bấm “Tra cứu”
Lưu ý: Đây là phương thức chính thống do cơ quan thuế cung cấp, giúp xác minh hóa đơn có hợp lệ hay không.
2. Tra cứu qua ứng dụng eTax Mobile
Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng eTax Mobile từ App Store (iOS) hoặc Google Play (Android)
Bước 2: Đăng nhập vào ứng dụng
Bước 3: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử”
Bước 4: Nhập các thông tin cần thiết hoặc quét mã QR trên hóa đơn (nếu có)
Bước 5: Xem kết quả tra cứu
Ưu điểm: Thuận tiện cho việc tra cứu mọi lúc, mọi nơi thông qua thiết bị di động.
3. Tra cứu qua cổng thông tin của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận như VNPT, Viettel, FPT, MISA… đều có cổng tra cứu riêng:
- VNPT: https://tracuu.vnpt-invoice.com.vn
- Viettel: https://sinvoice.viettel.vn/tracuu
- FPT: https://tracuu.ehoadon.vn
- MISA: https://hoadondientu.misa.vn
Cách thực hiện:
- Truy cập vào trang web của đơn vị cung cấp dịch vụ
- Chọn mục tra cứu hóa đơn
- Nhập các thông tin cần thiết (thường là mã tra cứu, mã số thuế, số hóa đơn)
- Xem kết quả và tải về hóa đơn nếu cần
4. Tra cứu bằng cách quét mã QR
Hầu hết các hóa đơn điện tử đều có mã QR. Cách thực hiện:
Bước 1: Mở ứng dụng quét mã QR trên điện thoại (có thể dùng camera hoặc ứng dụng chuyên dụng)
Bước 2: Quét mã QR trên hóa đơn điện tử
Bước 3: Ứng dụng sẽ chuyển hướng đến trang tra cứu của đơn vị phát hành hoặc hiển thị thông tin hóa đơn
Ưu điểm: Đơn giản, nhanh chóng và chính xác cao.
III. Những lưu ý khi tra cứu hóa đơn điện tử
1. Các thông tin cần chuẩn bị trước khi tra cứu:
- Mã số thuế người bán: Thường gồm 10 số đối với doanh nghiệp và 13 số đối với hộ kinh doanh cá thể
- Mẫu số hóa đơn: Thường bắt đầu bằng chữ “1” hoặc “2” (ví dụ: 1C22TAA, 2C22TBB)
- Ký hiệu hóa đơn: Mã định danh của loại hóa đơn
- Số hóa đơn: Số thứ tự của hóa đơn được phát hành
- Mã tra cứu: Chuỗi ký tự đặc biệt dùng để tra cứu (nếu có)
2. Những dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử không hợp lệ:
- Không tra cứu được trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế
- Thông tin người bán không khớp với thông tin đăng ký thuế
- Mẫu số, ký hiệu hóa đơn không đúng định dạng
- Hóa đơn có dấu hiệu chỉnh sửa, tẩy xóa
- Mã QR không hoạt động hoặc dẫn đến trang web lạ
- Ngày phát hành hóa đơn vào ngày nghỉ, lễ (đối với một số ngành nghề)
3. Cách xử lý khi phát hiện hóa đơn không hợp lệ:
- Liên hệ ngay với người bán để xác minh
- Thông báo cho cơ quan thuế địa phương nếu nghi ngờ gian lận
- Yêu cầu người bán hủy và phát hành lại hóa đơn đúng quy định
- Lưu giữ bằng chứng về giao dịch thực tế để bảo vệ quyền lợi
IV. Câu hỏi thường gặp
1. Tôi có thể tra cứu hóa đơn điện tử từ những năm trước đó không?
Có, bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử từ khi hệ thống hóa đơn điện tử được triển khai. Tuy nhiên, đối với hóa đơn quá cũ (trên 5 năm), bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế hoặc đơn vị phát hành để được hỗ trợ.
2. Làm thế nào nếu tôi không có mã tra cứu hóa đơn?
Nếu không có mã tra cứu, bạn vẫn có thể tra cứu thông qua các thông tin khác như: mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn. Tuy nhiên, việc có mã tra cứu sẽ giúp quá trình này nhanh chóng và chính xác hơn.
3. Tôi có thể tra cứu hóa đơn điện tử của người khác không?
Về nguyên tắc, bạn chỉ có thể tra cứu hóa đơn điện tử mà bạn là người mua hoặc người bán. Tuy nhiên, nếu bạn có đầy đủ thông tin cần thiết (như mã tra cứu, mã số thuế, số hóa đơn), hệ thống vẫn cho phép tra cứu mà không kiểm tra danh tính người tra cứu.
4. Nếu không tra cứu được hóa đơn trên cổng của Tổng cục Thuế, tôi nên làm gì?
Nếu không tra cứu được, bạn nên:
- Kiểm tra lại các thông tin nhập vào
- Liên hệ với người bán để xác minh thông tin
- Thử tra cứu trên cổng thông tin của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
- Liên hệ với cơ quan thuế địa phương để được hỗ trợ
V. Kết luận
Tra cứu hóa đơn điện tử là một thao tác đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng trong hoạt động kinh doanh và tiêu dùng hiện đại. Việc thường xuyên kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của bạn mà còn góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch, lành mạnh.
Bằng cách tuân thủ các bước hướng dẫn trong bài viết này, bạn có thể dễ dàng tra cứu và xác minh hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
