Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm khi khách hàng trả lại hàng

Mục lục ẩn

1 Trả hàng có thể xuất hóa đơn điều chỉnh giảm (âm) không?

Trong quá trình kinh doanh, việc khách hàng trả lại hàng hóa là điều không thể tránh khỏi và yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục điều chỉnh hóa đơn để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong ghi nhận doanh thu. Một trong những thủ tục quan trọng nhất trong trường hợp này là xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Vậy, làm thế nào để xuất hóa đơn điều chỉnh giảm khi khách hàng trả lại hàng? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, từ việc chuẩn bị các chứng từ cần thiết, lập hóa đơn điều chỉnh, cho đến việc khai báo với cơ quan thuế. Đồng thời, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những quy định pháp lý liên quan để đảm bảo rằng mọi bước thực hiện đều tuân thủ đúng quy định của pháp luật, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ và hợp pháp.

Trả hàng có thể xuất hóa đơn điều chỉnh giảm (âm) không?

Theo Công văn 2121/TCT-CS năm 2023 về hướng dẫn lập hóa đơn:

Lập hóa đơn trong một số trường hợp

Dựa vào các quy định và hướng dẫn đã nêu:

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng được giảm thuế GTGT theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP, sau ngày 31/12/2022, nếu phát hiện có sai sót cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà không ảnh hưởng đến tiền hàng và thuế GTGT phải nộp hoặc điều chỉnh giá tính thuế, thì hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế áp dụng thuế suất GTGT 8%. Nếu sai sót về số lượng hàng hóa dẫn đến sai sót về tiền hàng và thuế GTGT, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế sẽ áp dụng thuế suất GTGT theo quy định tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Đối với hàng hóa đã mua trước ngày 01/01/2023 với thuế suất 8%, nếu sau ngày 31/12/2022, người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập với thuế suất GTGT 8%, và phải thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại giữa người bán và người mua.

Xem thêm Hướng Dẫn Điều Chỉnh Hóa Đơn Sai Sót Nhiều Lần

Theo Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023 hướng dẫn về hóa đơn điện tử:

Để thực hiện đồng nhất nội dung hướng dẫn của Tổng cục Thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đã hướng dẫn một số nội dung sau:

Đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng giảm thuế GTGT theo Nghị định 44/2023/NĐ-CP, các cơ sở kinh doanh thực hiện theo Công văn 8732/CTTPHCM-TTHT ngày 12/7/2023 của Cục Thuế.
Trường hợp người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng: Người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập, với điều kiện người bán và người mua thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại. Đối với hàng hóa đã mua trước ngày 01/01/2023 với thuế suất 8%, nếu sau ngày 31/12/2022 người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, thì hóa đơn hoàn trả hàng hóa áp dụng thuế suất GTGT 8%.

Căn cứ vào Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót:

Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán có thể sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc nhiều hóa đơn có sai sót, và gửi thông báo đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Về nội dung giá trị trên hóa đơn có sai sót: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Như vậy, trong trường hợp người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, người bán có thể xuất hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi dấu âm đối với giá trị trên hóa đơn) hoặc xuất hóa đơn thay thế mới.