Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?
Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Đây là loại hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế. Hóa đơn điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có hai loại:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch (là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra) và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
- Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.
Căn cứ vào các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể là Điều 9 và Điều 10, ta có thể xác định các quy định liên quan đến thời điểm lập và ký hóa đơn điện tử như sau:
Thời Điểm Lập Hóa Đơn
Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm tiền đặt cọc hoặc tạm ứng cho các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, v.v.).
Thời Điểm Ký Hóa Đơn Điện Tử
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử. Thời điểm này được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Hóa đơn điện tử có thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn: Nếu hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
Kết Luận
Việc hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau là hợp lệ theo quy định hiện hành nếu thời điểm ký số trên hóa đơn diễn ra sau thời điểm lập hóa đơn. Điều này đảm bảo rằng quá trình lập hóa đơn và ký số được thực hiện theo đúng trình tự pháp lý và không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.
Lưu Ý
- Thời điểm lập hóa đơn: Phải tuân thủ theo thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ.
- Thời điểm ký số: Phải diễn ra sau thời điểm lập hóa đơn.
Như vậy, việc hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn được coi là hợp lệ nếu đáp ứng các quy định trên.
Hóa Đơn Điện Tử Có Ngày Lập Và Ngày Ký Khác Nhau Có Bị Xử Phạt Không?
Dựa trên Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các quy định liên quan, ta có thể xác định mức xử phạt đối với hành vi vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử như sau:
Xử Phạt Hành Vi Vi Phạm Về Chuyển Dữ Liệu Hóa Đơn Điện Tử
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng:
- Đối với hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
- Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
- Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.
- Biện pháp khắc phục hậu quả:
- Buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hành vi chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn không đầy đủ và không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
Nguyên Tắc Xử Phạt Vi Phạm Hành Chính Về Thuế, Hóa Đơn
Theo khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
- Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ mức phạt tiền đối với các hành vi quy định tại Điều 16, Điều 17 và Điều 18 Nghị định này.
Kết Luận
Việc hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau không bị xử phạt trực tiếp. Tuy nhiên, nếu hành vi này dẫn đến việc chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, thì tổ chức hoặc cá nhân sẽ bị xử phạt với mức phạt tùy thuộc vào thời gian chậm chuyển dữ liệu:
- Chậm từ 01 đến 05 ngày làm việc: Phạt từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng.
- Chậm từ 06 đến 10 ngày làm việc: Phạt từ 5.000.000 đến 8.000.000 đồng.
- Chậm từ 11 ngày làm việc trở lên hoặc không chuyển dữ liệu: Phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng.
Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức vi phạm, mức phạt sẽ bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Như vậy, việc hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau là hợp lệ theo quy định, nhưng cần đảm bảo không dẫn đến việc chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế để tránh bị xử phạt.
