Sử dụng hóa đơn của năm 2024 xuất vào năm 2025 được không?
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, mỗi hóa đơn điện tử đều có ký hiệu riêng giúp nhận diện các thông tin quan trọng, bao gồm loại hóa đơn, năm phát hành và cơ quan quản lý thuế. Ký hiệu hóa đơn được cấu thành bởi 6 ký tự, trong đó:
- Ký tự đầu tiên: Là chữ cái “C” hoặc “K”, trong đó:
- “C”: Thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- “K”: Thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số cuối của năm dương lịch, phản ánh năm lập hóa đơn. Ví dụ:
- Hóa đơn lập năm 2022 sẽ có mã là “22”.
- Hóa đơn lập năm 2023 sẽ có mã là “23”.
- Hóa đơn lập năm 2024 sẽ có mã là “24”.
- Ký tự thứ tư: Là một chữ cái đại diện cho loại hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- “T”: Hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân phát hành.
- “D”: Hóa đơn dành cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- “L, M, N, B, G, H”: Thể hiện các loại hóa đơn khác theo quy định của pháp luật.
- Hai ký tự cuối: Do người bán tự xác định để phục vụ mục đích quản lý nội bộ. Nếu không có nhu cầu phân biệt, có thể để mặc định là “YY”.
Vậy hóa đơn của năm 2024 có thể xuất vào năm 2025 không?
Câu trả lời là KHÔNG. Vì:
- Ký hiệu của hóa đơn đã ghi nhận năm phát hành ngay trên hóa đơn.
- Nếu hóa đơn được lập vào năm 2024, thì mã năm sẽ là “24”, không thể sử dụng để xuất cho năm 2025 (mã năm phải là “25”).
- Việc sử dụng sai năm trên hóa đơn có thể dẫn đến các sai sót trong kê khai thuế, ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn.
Do đó, nếu cần lập hóa đơn vào năm 2025, doanh nghiệp phải phát hành hóa đơn mới của năm 2025, không được sử dụng hóa đơn đã phát hành của năm 2024.
Xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế khi có sai sót
Theo Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện sai sót trên hóa đơn mua của cơ quan thuế, cách xử lý như sau:
- Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa giao cho người mua: Người bán gạch chéo các liên của hóa đơn và lưu giữ lại.
- Trường hợp hóa đơn sai tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế: Hai bên lập biên bản điều chỉnh mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hoá, chưa kê khai thuế:
- Người bán và người mua lập biên bản thu hồi hóa đơn.
- Gạch chéo các liên của hóa đơn lập sai và lưu giữ lại.
- Lập hóa đơn mới theo quy định.
- Trường hợp hóa đơn đã giao, hàng hóa đã cung cấp, thuế đã kê khai nhưng phát hiện sai sót:
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh (không được ghi số âm).
- Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung cần điều chỉnh như số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế.
- Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai bổ sung.
Nguyên tắc của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế
Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Phải có dấu hiệu nhận biết: Hóa đơn được in từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
- Không bắt buộc phải có chữ ký số: Hóa đơn vẫn được xem là hợp lệ khi xác định nghĩa vụ thuế.
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền:
- Có thể là bản sao chụp hoặc tra cứu từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Được xác định là chi phí hợp lệ khi kê khai thuế.
Trên đây là các quy định quan trọng về sử dụng và xử lý hóa đơn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể hơn.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
