Khi có sự điều chỉnh địa giới hành chính, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp có thể thay đổi theo đơn vị hành chính mới. Theo Điều 28, Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2020 và khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, địa chỉ trụ sở chính là thông tin quan trọng trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau:
1. Xác định địa chỉ trụ sở mới
Doanh nghiệp cần đối chiếu với quyết định điều chỉnh địa giới để cập nhật địa chỉ chính xác theo đơn vị hành chính mới.
2. Cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp
Gửi thông báo thay đổi địa chỉ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở để điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
3. Điều chỉnh thông tin trên các giấy tờ quan trọng
Cập nhật địa chỉ mới trên các tài liệu như:
Hóa đơn, hợp đồng kinh doanh
Tài khoản ngân hàng, giấy phép con
Website, biển hiệu, chứng từ giao dịch
Hướng dẫn cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính trên giấy phép kinh doanh
Khi địa giới hành chính thay đổi, doanh nghiệp cần cập nhật địa chỉ trụ sở để đảm bảo tính hợp pháp và tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh. Vậy thủ tục cập nhật như thế nào? Doanh nghiệp cần thực hiện những bước gì?
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn hoàn thành cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên giấy phép kinh doanh nhanh chóng và đúng quy định.
Hồ sơ cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính
Khi địa giới hành chính thay đổi, doanh nghiệp cần cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Để thực hiện việc cập nhật, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Nội dung thông báo bao gồm tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ cũ, địa chỉ mới và lý do thay đổi.
- Văn bản ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Bản sao giấy tờ cá nhân của người thực hiện thủ tục (Công dân Việt Nam: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực; Người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu còn hiệu lực.)
Thủ tục cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ cập nhật địa chỉ, bao gồm các tài liệu theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Có hai hình thức nộp hồ sơ:
Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở.
Nộp trực tuyến trên Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia tại dangkykinhdoanh.gov.vn.
Bước 3: Xử lý và xét duyệt hồ sơ
Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
Nếu hồ sơ đầy đủ và chính xác, thông tin địa chỉ mới sẽ được cập nhật.
Nếu có sai sót hoặc thiếu thông tin, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung.
Bước 4: Nhận kết quả
Trong vòng 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới.
Nếu hồ sơ có sai sót, doanh nghiệp cần chỉnh sửa và nộp lại theo hướng dẫn.
Việc cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính được miễn phí hoàn toàn.
Bước 5: Cập nhật thông tin trên các giấy tờ khác
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin trên:
Hóa đơn điện tử, hợp đồng kinh doanh
Tài khoản ngân hàng, giấy phép con
Website, biển hiệu, tài liệu nội bộ
Việc thực hiện đầy đủ các bước trên giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp và tránh gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.
Lưu ý quan trọng khi cập nhật địa giới hành chính trên giấy phép kinh doanh
Khi thay đổi địa chỉ công ty do điều chỉnh địa giới hành chính, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau để đảm bảo tính hợp pháp, tránh gián đoạn giao dịch và đồng bộ thông tin trên tất cả tài liệu:
1. Cập nhật con dấu công ty
Nếu con dấu có chứa địa chỉ trụ sở và địa chỉ này thay đổi, doanh nghiệp cần làm thủ tục khắc lại con dấu mới.
Việc này giúp tránh rủi ro khi sử dụng con dấu cũ không còn hiệu lực trên hợp đồng và giấy tờ quan trọng.
2. Điều chỉnh thông tin hóa đơn
Hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải thông báo thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế và cập nhật thông tin trên hệ thống phát hành hóa đơn.
Hóa đơn giấy: Nếu vẫn còn tồn hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần làm thủ tục thông báo điều chỉnh hoặc hủy bỏ theo quy định.
3. Thông báo đến các cơ quan quản lý
Ngoài cơ quan thuế, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin mới tại:
Bảo hiểm xã hội để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Ngân hàng để tránh ảnh hưởng đến các giao dịch tài chính.
Các cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan đến giấy phép con của doanh nghiệp.
4. Cập nhật biển hiệu công ty
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thông tin trụ sở chính phải được thể hiện trên biển hiệu.
Sau khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần chỉnh sửa hoặc làm mới biển hiệu tại trụ sở mới để đảm bảo đúng quy định.
5. Thông báo đến đối tác, khách hàng
Việc thay đổi địa chỉ có thể ảnh hưởng đến hợp đồng, giao dịch và liên lạc với đối tác.
Doanh nghiệp nên gửi thông báo chính thức đến các bên liên quan.
Cập nhật địa chỉ trên website, tài liệu marketing, email, danh thiếp để đảm bảo tính thống nhất trong nhận diện thương hiệu.
Thực hiện đầy đủ các bước trên giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo mọi giao dịch diễn ra suôn sẻ.
Luật Gia Bùi hỗ trợ cập nhật thay đổi địa chỉ công ty nhanh chóng
Việc thay đổi địa chỉ công ty là một bước quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, thay đổi chiến lược hoặc có sự điều chỉnh và cập nhật địa giới hành chính. Tuy nhiên, thủ tục pháp lý liên quan có thể phức tạp, yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
Câu hỏi thường gặp về điều chỉnh, thay đổi địa giới hành chính
Ai có quyền hạn điều chỉnh, thay đổi địa giới đơn vị hành chính?
Theo Điều 9 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025
, thẩm quyền điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính được phân cấp rõ ràng:
- Quốc hội có quyền quyết định điều chỉnh phạm vi hành chính ở cấp tỉnh, bao gồm việc sáp nhập, chia tách hoặc thành lập tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Ủy ban Thường vụ Quốc hội chịu trách nhiệm xem xét và quyết định thay đổi địa giới cấp huyện, cấp xã, bao gồm các huyện, quận, xã, phường, thị trấn.
Doanh nghiệp không cập nhật địa chỉ mới trên GPKD sau khi thay đổi địa giới hành chính bị phạt bao nhiêu?
Theo quy định pháp luật, khi địa giới hành chính thay đổi, doanh nghiệp có trách nhiệm cập nhật địa chỉ trụ sở chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ. Nếu không thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, với mức phạt cụ thể như sau:
- Chậm cập nhật từ 1 đến 10 ngày: Cảnh cáo
- Chậm cập nhật từ 11 đến 30 ngày: Phạt từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng
- Chậm cập nhật từ 31 đến 90 ngày: Phạt từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng
- Chậm cập nhật từ 91 ngày trở lên: Phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng
- Không đăng ký thay đổi địa chỉ: Phạt từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng
Dự kiến những đơn vị hành chính cấp Xã/Phường nào của TP. HCM sẽ được điều chỉnh, thay đổi trong 2025?
Năm 2025, TP.HCM sẽ thực hiện sắp xếp lại các đơn vị hành chính cấp phường theo chủ trương tinh gọn bộ máy nhà nước. Theo Nghị quyết 1278/NQ-UBTVQH15, thành phố dự kiến điều chỉnh 80 phường thuộc 10 quận, giúp giảm 39 phường, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ người dân tốt hơn.
Các phường sẽ được sáp nhập cụ thể như sau:
- Quận 3: 4 phường (9, 10, 12, 13) sẽ nhập thành 2 phường.
- Quận 4: 6 phường (6, 9, 8, 10, 14, 15) nhập thành 3 phường.
- Quận 5: 8 phường (2, 3, 5, 6, 7, 8, 10, 11) nhập thành 4 phường.
- Quận 6: 11 phường nhập thành 5 phường.
- Quận 8: 9 phường nhập thành 3 phường mới với tên gọi Rạch Ông, Hưng Phú, Xóm Củi.
- Quận 10: 6 phường nhập thành 3 phường.
- Quận 11: 11 phường nhập thành 5 phường.
- Quận Bình Thạnh: 13 phường nhập thành 7 phường.
- Quận Gò Vấp: 8 phường nhập thành 4 phường.
- Quận Phú Nhuận: 4 phường nhập thành 2 phường.
Mục tiêu và lộ trình thực hiện
Việc sáp nhập nhằm giúp bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả hơn, phù hợp với thực tế dân số và diện tích từng khu vực. Quá trình triển khai chia làm hai giai đoạn:
- Giai đoạn 1 (12/2024): Thành lập, sắp xếp lại tổ chức tại các phường mới.
- Giai đoạn 2 (1/2025 – 6/2025): Hoàn thiện bộ máy, bổ nhiệm nhân sự và đi vào hoạt động ổn định.
Tóm lại, việc thay đổi địa giới hành chính kéo theo hàng loạt thủ tục pháp lý quan trọng như điều chỉnh địa chỉ trụ sở doanh nghiệp, cập nhật giấy phép kinh doanh hay thay đổi thông tin đăng ký thuế. Để tránh rắc rối và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục này một cách chính xác và kịp thời.
Luật Gia Bùi với 13+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và xử lý hồ sơ pháp lý, cam kết hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí trong quá trình cập nhật thông tin theo thay đổi địa giới hành chính. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết!
