Xin chào Luật sư,
Công ty của chúng tôi vừa chuyển đổi từ dạng công ty TNHH một thành viên sang công ty cổ phần. Chúng tôi gặp một trường hợp như sau và hy vọng được sự tư vấn từ luật sư. Bộ phận kế toán đã thực hiện việc chuyển khoản từ tài khoản của công ty sang tài khoản cá nhân của giám đốc mà không có hóa đơn hay chứng từ hoàn ứng. Họ đã ghi nhận nợ tài khoản 111 và ghi có vào tài khoản 112. Vậy, tôi muốn hỏi liệu việc kế toán làm như vậy có đúng không?
Xin cảm ơn.
Quy định về hạch toán tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp
Theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, tài khoản 111 – Tiền mặt được sử dụng để phản ánh các khoản tiền mặt nhập quỹ, số tiền mặt thừa khi kiểm kê, cũng như chênh lệch tỷ giá hoặc đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ tại thời điểm báo cáo. Trong trường hợp chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của giám đốc mà không có chứng từ hợp lệ, việc ghi nhận khoản chi này vào tài khoản 111 là không hợp lý, theo hướng dẫn của Thông tư số 96/2015/TT-BTC.
Theo Thông tư này, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng các điều kiện, trong đó bao gồm việc có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Điều này có nghĩa là việc kế toán ghi nhận nghiệp vụ chuyển tiền mà không có chứng từ hợp lệ là không hợp lý và có thể gây ra sự chênh lệch giữa số tiền mặt thực tế và số tiền mặt được ghi nhận trên sổ sách kế toán.
Vì vậy, trong trường hợp bạn mô tả, việc kế toán ghi nhận nghiệp vụ chuyển khoản bằng cách tăng tiền mặt trong doanh nghiệp (Nợ TK: 111) và giảm tiền gửi ngân hàng (Có TK: 112) mà không có chứng từ hợp lệ là không phù hợp với quy định pháp luật và có thể gây ra sự không nhất quán giữa số liệu tài chính và thực tế. Đề nghị công ty của bạn điều chỉnh lại quy trình kế toán để tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh rủi ro pháp lý có thể phát sinh.
Hậu quả pháp lý khi hạch toán sai là gì?
Hậu quả pháp lý khi hạch toán sai trong lĩnh vực kế toán có thể gây ra một loạt các hình phạt, theo quy định tại Nghị định 105/2013/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam. Dưới đây là các điều khoản và hình phạt cụ thể áp dụng cho các hành vi vi phạm trong lĩnh vực kế toán:
Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán:
- Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Ký chứng từ kế toán không đúng vị trí chữ ký hoặc không đúng với quy định.
- Lập chứng từ kế toán không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định pháp luật.
- Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định.
- Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
- Ký chứng từ kế toán mà không có thẩm quyền ký hoặc không được ủy quyền ký.
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Giả mạo, khai man chứng từ kế toán.
- Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán.
- Lập chứng từ kế toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường hợp phải lập chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Không lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán:
- Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Lập sổ kế toán không đầy đủ các nội dung theo quy định.
- Ghi sổ kế toán không đủ nội dung chủ yếu theo quy định.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Mở sổ kế toán không theo đúng nguyên tắc chung của một trong các hình thức sổ kế toán theo quy định.
- Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng phương pháp quy định.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Không thực hiện việc mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập đơn vị kế toán.
- Không có chứng từ kế toán chứng minh các thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán hoặc số liệu trên sổ kế toán không đúng với chứng từ kế toán.
Xử phạt hành vi vi phạm quy định về báo cáo tài chính:
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Chậm hoặc không nộp báo cáo tài chính hàng năm đúng thời hạn hoặc không đúng nội dung, hình thức, số liệu theo quy định.
- Nộp báo cáo tài chính có nội dung không đúng sự thật hoặc không đáng tin cậy.
- Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Tổ chức, cá nhân không công bố, không đăng tải, không công khai báo cáo tài chính nhưng phải công bố, đăng tải, công khai theo quy định.
Xử phạt hành vi vi phạm các quy định khác:
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Không thực hiện bảo quản và sử dụng chứng từ kế toán đúng cách.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Không thực hiện việc tổ chức bảo quản và sử dụng chứng từ kế toán đúng cách.
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Chứng minh tài sản, lợi nhuận không đúng với sự thật.
- Cấp giấy xác nhận, chứng nhận cho bên thứ ba mà không có cơ sở, không đáng tin cậy.
Xử phạt đối với tổ chức vi phạm:
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng cho tổ chức vi phạm.
- Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng cho tổ chức vi phạm nhiều lần.
Ngoài các hình phạt tiền, tổ chức và cá nhân vi phạm còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu hành vi của họ vi phạm các quy định pháp luật về kế toán, kiểm toán, tài chính, thuế hoặc gây thiệt hại cho quốc gia, cộng đồng.
Có được thường xuyên chuyển tiền từ tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân vào tài khoản doanh nghiệp tư nhân không?
Việc chuyển tiền từ tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân vào tài khoản của doanh nghiệp tư nhân là hoàn toàn hợp lệ, vì không có quy định nào cấm điều này trong luật pháp hiện hành. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc này có thể được hiểu là hành động cho vay từ phía cá nhân chủ doanh nghiệp tư nhân đến doanh nghiệp.
Trong trường hợp số tiền chuyển từ tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân đến tài khoản của doanh nghiệp vượt quá 10% tổng vốn góp của chủ sở hữu, thì giao dịch này sẽ được coi là giao dịch liên kết theo quy định của Nghị định 132/2020/NĐ-CP về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết. Trong tình huống này, doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ các quy định cụ thể và kê khai thông tin về giao dịch liên kết trong tờ khai quyết toán thuế.
Để tránh việc bị coi là giao dịch liên kết và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế, số tiền chuyển từ tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân vào tài khoản của doanh nghiệp tư nhân nên không vượt quá 10% tổng vốn góp của chủ sở hữu mỗi lần. Điều này sẽ giúp tránh phát sinh các vấn đề pháp lý và thuế không mong muốn.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
