Có thể viết ngắn gọn địa chỉ trên hóa đơn nếu địa chỉ ghi trên giấy chứng nhận ĐKDN quá dài không?

Căn cứ theo khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về nội dung của hóa đơn có nêu rõ rằng địa chỉ của người mua trên hóa đơn phải ghi theo đúng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN) hoặc các giấy tờ pháp lý khác liên quan. Tuy nhiên, trong trường hợp địa chỉ quá dài gây khó khăn khi lập hóa đơn, doanh nghiệp được phép viết ngắn gọn nhưng phải tuân theo các quy định sau:

1. Quy định về việc viết ngắn gọn địa chỉ trên hóa đơn:

• Doanh nghiệp có thể sử dụng các cách viết ngắn gọn cho một số danh từ thông dụng. Ví dụ:
  • “Phường” có thể viết là “P.”
  • “Quận” thành “Q.”
  • “Thành phố” thành “TP.”
  • “Việt Nam” thành “VN.”
  • “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH.”
  • “Cổ phần” thành “CP.”
  • “Khu công nghiệp” thành “KCN.”

  Điều này giúp tiết kiệm không gian trên hóa đơn, đặc biệt là khi sử dụng hóa đơn điện tử có giới hạn về số lượng ký tự.

2. Điều kiện cần đảm bảo:

• Địa chỉ viết ngắn gọn phải đảm bảo đầy đủ các thông tin chính xác: Bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố. Những thông tin này phải cho phép xác định rõ ràng và chính xác địa chỉ của doanh nghiệp, tương ứng với địa chỉ đăng ký trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký thuế.
• Việc viết ngắn gọn phải phù hợp với đăng ký kinh doanh và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, không làm thay đổi nội dung hoặc gây nhầm lẫn về địa chỉ doanh nghiệp.

3. Trách nhiệm pháp lý:

• Doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng địa chỉ viết tắt trên hóa đơn. Nếu việc viết ngắn gọn dẫn đến sai sót hoặc không thể xác định chính xác địa chỉ doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

4. Lưu ý khi lập hóa đơn điện tử:

• Trường dữ liệu trên hệ thống hóa đơn điện tử có giới hạn ký tự, do đó, khi địa chỉ quá dài, việc sử dụng cách viết ngắn gọn sẽ giúp doanh nghiệp lập hóa đơn dễ dàng hơn mà vẫn đảm bảo tính hợp lệ.

5. Tóm tắt:

• Doanh nghiệp có thể viết ngắn gọn địa chỉ trên hóa đơn nếu địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quá dài.
• Việc viết ngắn gọn phải đảm bảo đầy đủ thông tin để xác định chính xác địa chỉ doanh nghiệp, phù hợp với đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế.
• Doanh nghiệp cần chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc viết ngắn gọn địa chỉ này.

Như vậy, việc viết ngắn gọn địa chỉ trên hóa đơn là được phép, nhưng cần thực hiện đúng quy định và đảm bảo tính chính xác của thông tin.

II. Doanh nghiệp được cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp nào?