Xử lý tài liệu, chứng từ kế toán bị hư hỏng do thiên tai, bão lụt
Căn cứ theo quy định tại Điều 2 và Điều 4 Thông tư 96/2010/TT-BTC, việc xử lý tài liệu, chứng từ kế toán bị mất hoặc hư hỏng do thiên tai, bão lụt phải tuân theo các bước sau:
1. Thông báo kịp thời
Trong vòng 15 ngày kể từ khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc hư hỏng do thiên tai, bão lụt, đơn vị kế toán phải thông báo cho các cơ quan quản lý liên quan, bao gồm:
- Cơ quan tài chính
- Cơ quan thuế
- Kho bạc nhà nước
- Cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp
2. Phục hồi và xử lý tài liệu kế toán
Đơn vị kế toán phải tiến hành thu thập và phục hồi đến mức tối đa các tài liệu kế toán và các tài liệu liên quan bị hư hỏng do thiên tai, bão lụt. Các phương pháp phục hồi và xử lý tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được được quy định chi tiết tại Điều 11 Thông tư 96/2010/TT-BTC.
3. Sao chụp và tái tạo tài liệu bị mất
Đối với các tài liệu kế toán bị mất, đơn vị phải sưu tập và sao chụp lại đến mức tối đa có thể. Phương pháp xử lý đối với các tài liệu bị mất hoặc không còn khả năng sử dụng được quy định tại Điều 12 Thông tư 96/2010/TT-BTC.
4. Thành lập Ban phục hồi và xử lý tài liệu
Ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan, đơn vị kế toán phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để tiến hành công tác phục hồi và xử lý tài liệu bị hư hỏng. Ban này sẽ thực hiện các công việc liên quan đến việc thu thập, tái tạo, và xử lý tài liệu một cách hiệu quả nhất.
Những quy định này nhằm đảm bảo việc xử lý các tài liệu, chứng từ kế toán bị hư hỏng do thiên tai được thực hiện một cách kịp thời và hợp lý, đồng thời duy trì tính minh bạch và trách nhiệm của đơn vị kế toán.
Phục hồi và xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được
Theo Điều 11 Thông tư 96/2010/TT-BTC, quy trình phục hồi và xử lý các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được diễn ra như sau:
1. Chứng từ kế toán:
- Sau khi phục hồi và xử lý, nếu chứng từ còn đọc được, đơn vị phải lập bảng kê và sao chụp lại.
- Bản sao chụp phải được thực hiện thủ tục xác nhận sao y bản chính, sau đó phân loại và đóng thành tập như các chứng từ kế toán khác.
- Bản sao chụp phải có chữ ký của người thực hiện sao chụp, Trưởng Ban phục hồi và xử lý tài liệu, cùng các bên liên quan. Trong trường hợp này, bản sao chụp được xem như chứng từ pháp lý của đơn vị có tài liệu kế toán bị mất hoặc hư hỏng.
2. Sổ kế toán:
- Sau khi phục hồi, sổ kế toán cũng phải được sao chụp và ký xác nhận như đối với chứng từ kế toán.
- Đối với sổ kế toán của năm hiện tại (năm tài liệu bị hư hỏng), sau khi sao chụp xong, phải tiến hành khóa sổ để xác định số dư đến cuối ngày trước khi xảy ra thiệt hại. Đây sẽ là căn cứ để chuyển số liệu sang sổ kế toán mới.
3. Báo cáo tài chính:
- Toàn bộ các báo cáo tài chính bị hư hỏng cũng phải được sao chụp lại và thực hiện xác nhận như chứng từ kế toán.
4. Tài liệu kế toán bị hủy hoại nhưng còn sử dụng được:
- Các tài liệu này phải được lập bảng kê theo từng loại, có xác nhận của Ban phục hồi và xử lý. Sau đó, chúng sẽ được lưu trữ cùng với các tài liệu mới được sao chụp lại.
5. Đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế:
- Dựa trên số liệu từ việc kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hóa và tiền quỹ sau khi thiệt hại xảy ra, cùng với việc xác nhận công nợ từ các bên liên quan, đơn vị sẽ tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán đã được phục hồi.
- Bất kỳ chênh lệch nào giữa số liệu sổ kế toán và thực tế kiểm kê phải được báo cáo cho cơ quan tài chính, cơ quan quản lý, cơ quan cấp giấy phép kinh doanh, cơ quan thuế và các tổ chức chính trị, đoàn thể xã hội.
Quy trình này giúp đảm bảo việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị hư hỏng được thực hiện đúng quy định và đảm bảo tính pháp lý của các tài liệu sau khi xử lý.
Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán của đơn vị bị hư hỏng do thiên tai, bão lụt (theo Điều 5 Thông tư 96/2010/TT-BTC) bao gồm:
- Giám đốc doanh nghiệp hoặc Thủ trưởng đơn vị: Trưởng ban.
- Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán: Phó ban.
- Đại diện bộ phận thanh tra, kiểm soát của đơn vị: Thành viên.
- Đại diện các bộ phận liên quan (như Kho, cửa hàng, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch…): Thành viên.
- Toàn bộ cán bộ phòng Tài chính – Kế toán: Thành viên.
- Đại diện các cơ quan quản lý liên quan: Thành viên.
Ban này chịu trách nhiệm thực hiện công tác phục hồi, xử lý và khắc phục tài liệu kế toán bị hư hỏng, đảm bảo các tài liệu được xử lý đúng quy định và duy trì tính hợp pháp.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
