Trong thực tế hoạt động kinh doanh, không ít doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ngoài giờ hành chính, vào ban đêm hoặc các ngày nghỉ, ngày lễ. Khi đó, một câu hỏi thường gặp là: có được lập hóa đơn vào ngày làm việc kế tiếp hay không? Dưới góc độ pháp lý về thuế và hóa đơn, nội dung này cần được hiểu đúng để tránh rủi ro về xử phạt.
1. Nguyên tắc xác định thời điểm lập hóa đơn
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), nguyên tắc chung là:
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Điều này có nghĩa:
- Khi dịch vụ đã hoàn thành (dù là 22h đêm, ngày Chủ nhật hay ngày lễ), thì thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc vẫn là thời điểm hoàn thành dịch vụ đó.
- Không có quy định cho phép “dời” thời điểm lập hóa đơn sang ngày làm việc tiếp theo chỉ vì lý do ngoài giờ hành chính.
2. Vấn đề ký số và gửi hóa đơn trong ngày làm việc tiếp theo
Pháp luật có sự phân biệt rõ giữa:
- Thời điểm lập hóa đơn
- Thời điểm ký số và gửi cơ quan thuế
Cụ thể:
- Trường hợp hóa đơn đã được lập nhưng chưa ký số ngay (ví dụ: hệ thống vận hành ngoài giờ, nhân sự không trực), thì:
- Thời điểm ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế được phép thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
👉 Đây là điểm doanh nghiệp cần lưu ý:
- Không được lùi ngày lập hóa đơn
- Nhưng được phép ký số và gửi hóa đơn muộn hơn (tối đa đến ngày làm việc kế tiếp)
3. Rủi ro nếu lập hóa đơn sai thời điểm
Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể dẫn đến:
- Bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
- Bị ấn định doanh thu, điều chỉnh nghĩa vụ thuế
- Ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chi phí đối với bên mua
Đặc biệt trong các lĩnh vực:
- Dịch vụ logistics, vận tải
- Nhà hàng, khách sạn
- Dịch vụ kỹ thuật, bảo trì ngoài giờ
…việc kiểm soát thời điểm hoàn thành dịch vụ và lập hóa đơn cần được quy trình hóa rõ ràng.
4. Khuyến nghị cho doanh nghiệp
Để tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp nên:
- Thiết lập quy trình ghi nhận thời điểm hoàn thành dịch vụ (biên bản nghiệm thu, xác nhận điện tử…)
- Cấu hình hệ thống hóa đơn điện tử cho phép lập hóa đơn ngoài giờ
- Phân công nhân sự hoặc sử dụng giải pháp tự động để ký số kịp thời
- Trường hợp không thể ký ngay, đảm bảo ký và gửi trong ngày làm việc kế tiếp
5. Kết luận
Dịch vụ hoàn thành vào ban đêm, ngày nghỉ hoặc ngày lễ vẫn phải lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành dịch vụ. Doanh nghiệp không được lùi ngày lập hóa đơn, nhưng được phép ký số và gửi hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo theo quy định.
Việc hiểu đúng và áp dụng chính xác quy định này sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tránh rủi ro pháp lý
- Đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn
- Chủ động trong quản trị thuế
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
