Nhiều doanh nghiệp cho rằng việc cho mượn tài sản hoặc hàng hóa chỉ là hoạt động hỗ trợ nội bộ, không phát sinh doanh thu nên không cần lập hóa đơn. Tuy nhiên, quy định hiện hành về hóa đơn đã có những thay đổi đáng chú ý, yêu cầu doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay cả trong một số trường hợp không phát sinh hoạt động mua bán.
Doanh nghiệp cho mượn tài sản có phải xuất hóa đơn không?
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua. Đáng chú ý, quy định này còn yêu cầu lập hóa đơn đối với nhiều trường hợp đặc biệt, trong đó có:
- Xuất hàng hóa để cho, biếu, tặng;
- Xuất hàng hóa để trao đổi;
- Xuất hàng hóa trả thay lương cho người lao động;
- Xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn;
- Hoàn trả hàng hóa.
Như vậy, pháp luật hiện hành không chỉ yêu cầu lập hóa đơn đối với hoạt động mua bán phát sinh doanh thu mà còn áp dụng đối với trường hợp xuất hàng hóa, tài sản để cho mượn hoặc cho vay.
Hướng dẫn của cơ quan thuế về trường hợp cho mượn tài sản
Tại Công văn số 1558/CTH-QLDN1 năm 2026 của Cục Thuế thành phố Cần Thơ, cơ quan thuế đã hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp một doanh nghiệp cho doanh nghiệp khác mượn máy pha cà phê để phục vụ hoạt động kinh doanh.
Theo đó:
- Khi doanh nghiệp xuất tài sản để cho mượn, doanh nghiệp cho mượn phải lập hóa đơn theo quy định.
- Khi bên mượn hoàn trả lại tài sản cho bên cho mượn, bên mượn cũng phải lập hóa đơn đối với tài sản hoàn trả.
Hướng dẫn này cho thấy cơ quan thuế đang áp dụng thống nhất quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đối với các giao dịch cho mượn tài sản, hàng hóa.
Khi nào phải lập hóa đơn cho hoạt động cho mượn tài sản?
Doanh nghiệp cần lưu ý, trường hợp xuất hàng hóa hoặc tài sản ra khỏi kho để cho tổ chức, cá nhân khác mượn thì phải thực hiện lập hóa đơn theo quy định.
Một số trường hợp thường gặp bao gồm:
- Cho đối tác mượn máy móc, thiết bị;
- Cho đơn vị liên kết mượn phương tiện vận tải;
- Cho mượn hàng hóa để trưng bày, giới thiệu sản phẩm;
- Cho công ty con hoặc công ty liên kết mượn tài sản phục vụ hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh đó, khi tài sản được hoàn trả, việc lập hóa đơn đối với tài sản trả lại cũng phải được thực hiện theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp không lập hóa đơn khi cho mượn tài sản có rủi ro gì?
Việc không lập hóa đơn đối với tài sản, hàng hóa xuất cho mượn có thể dẫn đến rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, đặc biệt trong việc giải trình nguồn gốc tài sản, hàng hóa lưu thông và đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử.
Do đó, doanh nghiệp cần rà soát quy trình quản lý tài sản, hàng hóa và thực hiện lập hóa đơn đầy đủ đối với các trường hợp cho mượn, cho vay hoặc hoàn trả hàng hóa theo đúng quy định pháp luật.
Một số hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp cần lưu ý
Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn bao gồm:
- Lập hóa đơn không đầy đủ các nội dung bắt buộc;
- Tẩy xóa, sửa chữa hóa đơn trái quy định;
- Sử dụng hóa đơn khống;
- Lập hóa đơn không phản ánh đúng giá trị giao dịch thực tế;
- Sử dụng hóa đơn có sai lệch thông tin giữa các liên;
- Quay vòng hóa đơn để vận chuyển hàng hóa;
- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ;
- Sử dụng hóa đơn đã bị cơ quan có thẩm quyền kết luận là không hợp pháp.
Sử dụng hóa đơn không hợp pháp có bị cấm không?
Câu trả lời là có.
Theo Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn là hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ.
Tổ chức, cá nhân vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, truy thu thuế và áp dụng các biện pháp xử lý khác theo quy định của pháp luật.
Kết luận
Căn cứ quy định hiện hành, khi doanh nghiệp xuất hàng hóa hoặc tài sản dưới hình thức cho mượn, cho vay thì phải lập hóa đơn. Đồng thời, khi bên mượn hoàn trả lại tài sản, hàng hóa đã mượn thì cũng phải thực hiện lập hóa đơn đối với tài sản hoàn trả.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý quy định này để tránh các rủi ro về thuế, hóa đơn và chứng từ trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
