1. Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh khi xuất sai hóa đơn điện tử
Công văn 77225/CTHN-TTHT ngày 30/10/2023 của Cục Thuế TP Hà Nội đã chỉ đạo về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót, tuân theo quy định của Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn thực hiện các bước điều chỉnh và bổ sung hồ sơ khai thuế:
- Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót: Trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế hoặc chứa sai sót, người bán và người mua có thể chọn giữa hai phương pháp xử lý.
- Phương pháp 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai sót. Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, cả người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận chi tiết về sai sót trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh cần có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Phương pháp 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế:
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sót. Trước khi lập hóa đơn thay thế, cả người bán và người mua cần thống nhất về sai sót trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử thay thế cần có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Ký số và gửi cơ quan thuế:
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập sai sót.
- Người bán gửi hóa đơn điện tử mới, đã ký số, cho người mua (nếu hóa đơn không có mã cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã mới (nếu hóa đơn có mã cơ quan thuế).
Ngoài ra, theo quy định tại Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP khi chuyển từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, quy trình xử lý tương tự cũng được áp dụng, bao gồm lập văn bản thỏa thuận về sai sót và thông báo cho cơ quan thuế.
2. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Dựa trên Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử, các bên cần tuân theo các nguyên tắc sau:
- Nếu hóa đơn điện tử đã được tạo ra với sai sót, bên bán phải cung cấp mã số thuế/hóa đơn điện tử cần điều chỉnh/thay thế. Bên bán có thể thông báo về việc điều chỉnh từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo cho cơ quan thuế bất cứ lúc nào, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Nếu bên bán đã lập hóa đơn điện tử và đã thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó phát hiện việc hủy/chấm dứt dịch vụ, bên bán phải hủy hóa đơn điện tử đã tạo và thông báo về việc hủy hóa đơn đó tới cơ quan thuế (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT).
- Trong trường hợp đã xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử thông qua việc điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng sau đó phát hiện thêm sai sót, các lần xử lý tiếp theo sẽ tuân theo quy trình đã được áp dụng trong lần xử lý ban đầu.
- Nếu theo quy định hóa đơn điện tử không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn có sai sót, bên bán chỉ điều chỉnh mà không hủy/thay thế hóa đơn.
- Trong trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót, việc điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) phải phản ánh đúng với sự thực.
- Bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến các hóa đơn điện tử đã điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) phải tuân theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
3. Phát hiện hóa đơn điện tử sai sót thì có phải lập hóa đơn gì?
Theo quy định của khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, quy trình như sau:
- Thông báo và giữ nguyên hóa đơn:
- Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế và phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua (không có sai sót về mã số thuế và các thông tin khác), người bán thông báo cho người mua về sai sót và không tạo hóa đơn mới.
- Người bán thông báo với cơ quan thuế về sai sót trên hóa đơn điện tử sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Sửa chữa hoặc thay thế hóa đơn:
- Sai sót nhỏ:
Nếu sai sót chỉ là về tên, địa chỉ của người mua mà không có sai sót về mã số thuế và các thông tin khác, người bán và người mua có thể thỏa thuận và sửa chữa hóa đơn điện tử đã tạo bằng cách tạo hóa đơn điện tử điều chỉnh. Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có thông báo “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Sai sót lớn:
Nếu có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán có hai lựa chọn: b1) Tạo hóa đơn điện tử điều chỉnh: Người bán tạo hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã tạo có sai sót, sau khi có thỏa thuận với người mua và lập văn bản thỏa thuận. b2) Tạo hóa đơn điện tử thay thế: Người bán tạo hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã tạo có sai sót, sau khi có thỏa thuận với người mua và lập văn bản thỏa thuận. Cả hai loại hóa đơn mới phải có thông báo “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Sai sót nhỏ:
- Ký và gửi hóa đơn mới:
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
- Đối với ngành hàng không:
Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
4. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp cần tiến hành xử lý theo các nguyên tắc sau:
**Nguyên tắc 1: Thông báo nhanh chóng cho người bán**
* Thông báo ngay cho người bán về sai sót trên hóa đơn điện tử để họ có thể thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời.
* Lời thông báo nên nêu rõ các lỗi cụ thể, số hóa đơn và thời điểm phát hiện.
**Nguyên tắc 2: Thực hiện kiểm tra chéo và lưu trữ chứng cứ**
* Kiểm tra chéo thông tin trên hóa đơn điện tử với các chứng từ liên quan (hợp đồng, biên nhận, bản kê…) để xác định chính xác sai sót.
* Lưu trữ các chứng cứ liên quan (bao gồm e-mail thông báo, biên bản kiểm tra…) làm bằng chứng chứng minh lỗi sai.
**Nguyên tắc 3: Điều chỉnh và phát hành hóa đơn điều chỉnh**
* Làm việc với người bán để điều chỉnh thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử.
* Nếu sai sót ảnh hưởng đến giá trị thuế, doanh nghiệp phải yêu cầu người bán phát hành hóa đơn điều chỉnh để sửa đổi thông tin sai lệch.
**Nguyên tắc 4: Căn cứ vào sự đồng thuận**
* Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót phải được thực hiện trên cơ sở sự đồng thuận giữa doanh nghiệp và người bán.
* Cả hai bên cần thống nhất về cách thức điều chỉnh và thời hạn khắc phục.
**Nguyên tắc 5: Tuân thủ quy định của cơ quan thuế**
* Đảm bảo rằng quá trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót tuân thủ các quy định của cơ quan thuế.
* Nếu sai sót có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp phải báo cáo cho cơ quan thuế để được hướng dẫn xử lý.
**Nguyên tắc 6: Lưu trữ hồ sơ đầy đủ**
* Lưu trữ đầy đủ các hồ sơ liên quan đến xử lý hóa đơn điện tử sai sót, bao gồm:
* Hóa đơn điện tử sai sót
* Thông báo sai sót đến người bán
* Chứng cứ kiểm tra chéo
* Thỏa thuận điều chỉnh
* Hóa đơn điện tử điều chỉnh (nếu có)
Việc tuân thủ những nguyên tắc này sẽ đảm bảo rằng sai sót trên hóa đơn điện tử được xử lý hiệu quả, kịp thời và tuân thủ pháp luật.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
