Thủ tục thành lập công ty sản xuất và kinh doanh phần mềm

1. Thủ tục thành lập công ty sản xuất và kinh doanh phần mềm:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin thành lập doanh nghiệp

(1) Lựa chọn loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể lựa chọn loại hình doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hưu hạn (01 thành viên hoặc 02 thành viên trở lên), công ty cổ phần sao cho phù hợp với nhu cầu và tình hình kinh danh của doanh nghiệp.

(2) Chọn tên doanh nghiệp:  Khi đặt tên doanh nghiệp cần lưu ý tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm: Loại hình doanh nghiệp (công ty trách nhiệm hữu hạn/công ty cổ phần/công ty hợp danh/doanh nghiệp tư nhân)+ Tên riêng doanh nghiệp (Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu)

Lưu ý: Khi đặt tên doanh nghiệp cần lưu ý những điều cấm sau:

+ Sử dụng tên cơ quan nhà nước, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó chấp thuận.

+ Sử dụng từ ngữ, ký hiệu khi đặt tên mà vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc;

+ Đặt tên trừng hoặc dễ gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã được đăng ký theo quy định của luật doanh nghiệp (xem thêm quy định về đặt tên doanh nghiệp tại: Điều 37, 38, 39 Luật Doanh nghiệp, Điều 18, 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP)

(3) Địa chỉ trụ sở: Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, phải là nơi hoạt động cụ thể, được xác định theo địa giới hành chính đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Doanh nghiệp có thể đặt địa chỉ trụ sở chính tại Nhà ở riêng lẻ hoặc tại Tòa nhà văn phòng, Địa điểm được nhà nước phê duyệt có công năng thương mại (được phép kinh doanh). Tuy nhiên, trụ sở công ty không được đặt tại Nhà chung cư nếu Chung cư chỉ có chức danh để ở, nhà ở tập thể không có chức năng kinh doanh, …

(4) Vốn điều lệ: Sản xuất phần mềm là ngành nghề kinh doanh không yêu cầu vốn pháp định và cũng không có yêu cầu về mức vốn tối thiểu hay tối đa. Công ty sản xuất phần mềm có vốn điều lệ phải được góp đủ trong vòng 90 ngày kể từ ngày được Sở kế hoạch đầu tư cấp giấy phép Đăng ký kinh doanh. Nếu Điều lệ công ty quy định mức thời hạn góp vốn ngắn hơn đối với công ty cổ phần, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên thì phải tuân theo quy định đã cam kết đó.

(5) Ngành nghề kinh doanh:

Doanh nghiệp được phép kinh doanh các ngành nghề mà pháp luật không cấm. Chẳng hạn ngành sản xuất phần mềm gồm: Xuất bản các phần mềm lãm sẵn như hệ thống điều hành; kinh doanh, chương trình trò chơi máy vi tính và các ứng dụng khác. Xuất bản và phát hành trò chơi điện tử trực tuyến, ….

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Căn cứ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì thành phần hồ sơ bao gồm:

+ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu (đối với mỗi loại hình doanh nghiệp mà có mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp khác nhau thì có mẫu đề nghị khác nhau);

+ Điều lệ công ty (áp dụng đối với loại hình công ty hợp danh, Công ty cổ phần, công ty TNHH)

+ Danh sách thành viên góp vốn (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh) hoặc Danh sách cổ đông công ty (đối với công ty cổ phần);

+ Đối với người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu của doanh nghiệp cần có các giấy tờ pháp lý (CMND/ CCCD/ Hộ chiếu) của cá nhân đó (Bản sao);

+ Đối với thành viên góp vốn của công ty là cá nhân cần có giấy tờ pháp lý (CMND/ CCCD/ Hộ chiếu) của cá nhân; đối với thành viên công ty là tổ chức cần có Giấy tờ pháp lý (Quyết định thành lập/giấy chứng nhận đăng ký́ doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác) của tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền (Đối với trường hợp chủ sở hữu là tổ chức ủy quyền cho cá nhân quản lý phần vốn góp) (Bản sao);

+ Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì cần có giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự (Bản sao);

+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành (Bản sao).

+ Giấy ủy quyền trong trường hợp có ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh

Bước 3: Nộp Hồ sơ:

Doanh nghiệp nộp hồ sơ thành lập công ty sản xuất và kinh doanh phần mềm bằng một trong hai cách sau:

+ Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;

+ Cách 2: Nộp hồ sơ trực tuyến thông qua mạng điện tử tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia theo địa chỉ: dangkykinhdoanh.gov.vn

Bước 4: Nhận kết quả:

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả:

+ Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp đến phòng đăng ký kinh doanh để nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

+ Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo bằng văn bản hướng dẫn cho doanh nghiệp thực hiện sửa đổi, bổ sung hồ sơ và thực hiện nộp lại từ đầu.

Bước 5: Đăng công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Đăng ký kinh doanh) thì doanh nghiệp phải đăng thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung đăng thông báo gồm: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin của các cổ đông góp vốn/thành viên góp vốn, …

Bước 6: Hoàn tất các thủ tục sau khi thành lập công ty phần mềm

Sau khi được cấp Đăng ký kinh doanh, công ty phần mềm cần hoàn tất các thủ tục liên quan bao gồm những việc sau:

+ Khắc con dấu pháp nhân.

+ Treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính.

+ Mua chữ ký số để kê khai, nộp thuế điện tử, nộp báo cáo, …

+ Tiến hành mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế.

+ Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu.

+ Nếu công ty có nhu cầu xuất hóa đơn thì phát hành hóa đơn điện tử.

+ Trong vòng 90 ngày kể từ ngày có Đăng ký kinh doanh thực hiện góp đủ số vốn điều lệ đã đăng ký.

+ Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép con/chứng chỉ hành nghề (nếu có).

2. Điều kiện để doanh nghiệp sản xuất phần mềm được hưởng ưu đãi về thuế:

Đối với các cơ quan quản lý, các tổ chức và doanh nghiệp liên quan đến hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm thuộc Danh mục sản phẩm phần mềm theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành theo Thông tư 20/2021/TT-BTTTT mà đáp ứng quy trình sản xuất phần mềm theo quy định Điều 3, Điều 4 Thông tư 13/2020/TT-BTTTT thì được hưởng các ưu đãi về thuế. Để được hưởng ưu đãi về thuế thì doanh nghiệp sản xuất phần mềm phải thỏa mãn 02 điều sau:

Điều kiện 1: Hoạt động sản xuất một sản phẩm phần mềm của tổ chức, doanh nghiệp sản xuất sản phẩm phần mềm được xác định là đáp ứng quy trình khi đối với sản phẩm đó tổ chức, doanh nghiệp thực hiện được ít nhất một trong hai công đoạn là: Xác định yêu cầu, Phân tích và thiết kế theo quy định.

Điều kiện 2: Hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm đáp ứng quy trình được thể hiện bằng một hoặc nhiều tài liệu chứng minh, tương ứng với từng tác nghiệp thuộc các công đoạn mà tổ chức, doanh nghiệp đã thực hiện.

Theo đó, doanh nghiệp bao gồm 7 công đoạn có hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm với quy trình sản xuất sản phẩm phần mềm như sau:

(1). Xác định yêu cầu của khách hàng;

(2). Phân tích và thiết kế theo yêu cầu;

(3). Lập trình, viết mã lệnh;

(4). Kiểm tra, thử nghiệm phần mềm;

(5). Hoàn thiện, đóng gói sản phẩm phần mềm;

(6). Cài đặt, chuyển giao, hướng dẫn sử dụng, bảo trì, bảo hành sản phẩm phần mềm;

(7). Phát hành, phân phối sản phẩm phần mềm.

Mỗi một công đoạn sẽ bao gồm nhiều nội dung (tác nghiệp) chi tiết khác nhau, doanh nghiệp cần phải thực hiện ít nhất một tác nghiệp trong công đoạn để được coi là có thực hiện công đoạn đó.

3. Các ưu đãi thuế dành cho doanh nghiệp phần mềm:

Thứ nhất, doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất phần mềm không phải chịu thuế GTGT.

Thứ hai, doanh nghiệp sản xuất phần mềm được hưởng ưu đãi thuế TNDN như sau:

+ Trong vòng 15 năm kể từ năm đầu tiên có doanh thu từ dự án sản xuất phần mềm được đầu tư mới thì doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế TNDN với mức thuế suất 10% (Thuế suất TNDN thông thường là 20%).

+ Thời gian miễn, giảm thuế: Trong 09 năm kể từ năm đầu tiên có thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp được miễn thuế 04 năm, giảm 50% số thuế phải nộp.

Thứ ba được miễn thuế nhập khẩu đối với dịch vụ công nghệ thông tin của doanh nghiệp, nguyên vật liệu, vật tư, linh kiện phục vụ cho sản xuất sản phẩm phần mềm hoặc hàng hóa dùng để tạo tài sản cố định.

Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:

– Luật doanh nghiệp năm 2020

– Nghị định 01/2021/NĐ-CP đăng ký doanh nghiệp

-Thông tư số 20/2021/TT-BTTTT sửa đổi, bổ sung thông tư số 09/2013/TT-BTTTT ngày 08 tháng 4 năm 2013 của bộ trưởng bộ thông tin và truyền thông ban hành danh mục sản phẩm phần mềm và phần cứng, điện tử

– Thông tư số 13/2020/TT-BTTTT quy định việc xác định hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm đáp ứng quy trình.