Quý khách hàng, là doanh nghiệp hoặc tổ chức, đặt mục tiêu mở rộng hoạt động kinh doanh thông qua việc Thành lập văn phòng đại diện. Tuy nhiên, hiện tại, quý vị chưa có kiến thức rõ về các thủ tục pháp lý và công việc cần thiết để thực hiện quy trình này. Để tiết kiệm thời gian và không phải lo lắng về các thủ tục phức tạp, quý vị có thể chọn chúng tôi để giải quyết mọi vấn đề liên quan. Chúng tôi cam kết sẽ hỗ trợ quý vị trong việc hoàn thành mọi thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Nếu quý vị quan tâm và muốn có thông tin chi tiết về quy trình thành lập văn phòng đại diện, hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại sau: 097 110 6895 – 0985 95 2102.. Chúng tôi sẽ rất vui lòng được tư vấn cụ thể và giải đáp mọi thắc mắc của quý vị.
Tôi muốn hỏi ưu điểm của loại hình văn phòng đại diện là gì? Khi tiến hành Thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị những giấy tờ gì? – Quốc Khánh (Hà Nội).
1. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được ủy quyền để đại diện và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu và tài khoản riêng, tuy nhiên, không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp. Một điểm đặc biệt là văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài như các đơn vị phụ thuộc khác của doanh nghiệp.
Thành lập văn phòng đại diện là quá trình thiết lập một đơn vị phụ thuộc của công ty tại một địa điểm khác so với trụ sở chính, nhằm mục đích thực hiện các hoạt động giao dịch của công ty tại địa phương đó. Trong quá trình này, không có hoạt động kinh doanh trực tiếp thông qua việc xin cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện, mà tập trung vào hoàn thiện các điều kiện pháp lý, cơ sở vật chất và nhân sự để văn phòng có thể đi vào hoạt động.
2. Điều kiện về thành lập văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện chỉ có thể được thành lập sau khi công ty đã hoàn tất quá trình thành lập. Do đó, không thể thực hiện đồng thời thủ tục thành lập công ty và văn phòng đại diện. Tên của văn phòng đại diện phải bắt buộc chứa tên của công ty, kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện chức năng giao dịch. Trưởng văn phòng đại diện chỉ được phép ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đối với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện, như ký hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự, mua bán vật dụng cho văn phòng. Tuy nhiên, họ không được phép ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được phép là nhà tập thể hoặc nhà chung cư, tương tự như trụ sở chính của công ty.
Mặc dù văn phòng đại diện không thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế, nhưng khi doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện sang một địa chỉ khác thuộc quận, huyện khác, vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh, khi có sự thay đổi địa chỉ của địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.
3. Chức năng của văn phòng đại diện
Chức năng của văn phòng đại diện không liên quan đến hoạt động kinh doanh, do đó, nó không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh hoặc tạo ra doanh thu. Chức năng chính của văn phòng đại diện là làm văn phòng liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường và tìm kiếm đối tác mới.
Khi doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành nơi có trụ sở, việc thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các công việc xúc tiến và giao dịch thay cho công ty mẹ.
4. Lý do để việc Thành lập văn phòng đại diện là cần thiết:
Việc thành lập văn phòng đại diện là cần thiết vì một số lý do sau:
- Mở rộng phạm vi hoạt động: Thành lập văn phòng đại diện giúp công ty mở rộng phạm vi hoạt động sang các khu vực mới. Điều này giúp tiếp cận được thị trường và khách hàng tiềm năng ở các địa phương khác, từ đó tăng cơ hội kinh doanh và phát triển doanh nghiệp.
- Giao tiếp và hỗ trợ khách hàng: Văn phòng đại diện cung cấp một địa điểm giao tiếp thuận tiện cho khách hàng địa phương. Nó giúp nâng cao mức độ hỗ trợ và tương tác với khách hàng, làm tăng sự tin tưởng và lòng trung thành từ phía khách hàng.
- Thăm dò thị trường: Thông qua văn phòng đại diện, công ty có thể thực hiện các hoạt động thăm dò thị trường, nghiên cứu về nhu cầu và xu hướng tiêu dùng tại các khu vực mới. Điều này giúp định hình chiến lược kinh doanh và phát triển sản phẩm phù hợp với từng thị trường cụ thể.
- Quảng bá thương hiệu: Văn phòng đại diện cung cấp một nền tảng để quảng bá thương hiệu và xây dựng danh tiếng tại các địa phương mới. Việc hiện diện vật lý giúp tạo dựng sự nhận biết và uy tín của công ty trong cộng đồng địa phương.
- Tăng cường mối quan hệ đối tác: Văn phòng đại diện cũng có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ đối tác với các đối tác kinh doanh địa phương. Điều này có thể giúp tạo ra các cơ hội hợp tác mới và mở rộng mạng lưới kinh doanh của công ty.
Những lý do trên làm cho việc thành lập văn phòng đại diện trở nên cần thiết để đáp ứng nhu cầu mở rộng và phát triển của doanh nghiệp trong một môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và đa dạng.
5. Hồ sơ đăng ký Thành lập văn phòng đại diện công ty
♣ Trường hợp đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp tư nhân, CT TNHH, CT Cổ Phần, Công ty Hợp Danh
| Tên giấy tờ | Mẫu đơn, tờ khai | Số lượng |
|---|---|---|
| Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký | Phụ lục II-7.docx | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
| Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện | (mẫu quyết định Công ty 1 thành viên) (mẫu quyết định và biên bản họp Công ty TNHH 2tv) (mẫu quyết định và biên bản họp Công ty cổ phần); | Bản chính: 0 – Bản sao: 1 |
| Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện | Bản chính: 0 – Bản sao: 1 |
♣ Trường hợp đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp xã hội
| Tên giấy tờ | Mẫu đơn, tờ khai | Số lượng |
|---|---|---|
| Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký | Phụ lục II-7.docx | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
| Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện | (mẫu quyết định Công ty 1 thành viên) (mẫu quyết định và biên bản họp Công ty TNHH 2tv) (mẫu quyết định và biên bản họp Công ty cổ phần); | Bản chính: 0 – Bản sao: 1 |
| Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện | Bản chính: 0 – Bản sao: 1 | |
| Cam kết thực hiện mục tiêu xã hội, môi trường quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP | Phụ lục II-26.docx | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
♣ Trường hợp Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ tổ chức tín dụng
| Tên giấy tờ | Mẫu đơn, tờ khai | Số lượng |
|---|---|---|
| Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký | Phụ lục II-7.docx | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
| Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện | Bản chính: 0 – Bản sao: 1 | |
| Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện | Bản chính: 0 – Bản sao: 1 | |
| Bản sao giấy phép hoặc văn bản chấp thuận do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp | Bản chính: 0 – Bản sao: 1 |
♣ Trường hợp Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty chứng khoán
| Tên giấy tờ | Mẫu đơn, tờ khai | Số lượng |
|---|---|---|
| (i) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký | Phụ lục II-7.docx | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
| (ii) Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện | Bản chính: 0 – Bản sao: 1 | |
| (iii) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện | Bản chính: 0 – Bản sao: 1 | |
| (iv) Bản sao giấy phép thành lập và hoạt động hoặc bản sao văn bản chấp thuận của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước | Bản chính: 0 – Bản sao: 1 |
♣ Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục Thành lập văn phòng đại diện
| Tên giấy tờ | Mẫu đơn, tờ khai | Số lượng |
|---|---|---|
| Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực | Giấy ủy quyền | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
| Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền | Bản chính: 0 – Bản sao: 1 |
6. Thủ tục Thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Để chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, bạn cần thu thập và chuẩn bị các tài liệu sau đây:
- 01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện: Đây là bản sao công chứng của chứng minh thư cá nhân của người được ủy quyền làm trưởng văn phòng đại diện.
- Thông tin tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện: Bao gồm tên đầy đủ của văn phòng đại diện, địa chỉ chính xác của văn phòng, số điện thoại liên lạc và thông tin liên hệ khác nếu cần.
- 01 bản sao của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty: Đây là bản sao của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty, xác nhận rằng công ty đã được đăng ký và hoạt động pháp lý.
Bước 2: Sau khi thu thập thông tin về tên, địa chỉ và số điện thoại của văn phòng đại diện, cùng với bản sao chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng, Luật Gia Bùi sẽ tiến hành soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
Quá trình soạn thảo hồ sơ sẽ hoàn thiện trong vòng 01 ngày làm việc, sau đó sẽ được chuyển cho Quý khách hàng để ký và đóng dấu xác nhận.
Bước 3: Sau khi hoàn thiện hồ sơ, tiếp theo là việc nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập. Quy trình này bao gồm hai giai đoạn chính:
- Nộp hồ sơ thành lập: Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh hoặc thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Quá trình này nhằm xác nhận và chứng nhận tính hợp pháp của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
- Công bố thông tin: Đồng thời, bạn cũng cần nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Điều này giúp thông tin về văn phòng đại diện của công ty trở nên công khai và minh bạch đối với cộng đồng kinh doanh và khách hàng.
Bước 4: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ và giấy tờ phục vụ hoạt động, văn phòng đại diện cần tiến hành khắc dấu cho mình.
7. Thủ tục nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty
Để nộp hồ sơ đăng ký Địa điểm kinh doanh, có hai phương thức chính như sau:
Cách 1: Nộp hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng:
Đăng ký tài khoản và đăng nhập vào hệ thống tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp qua đường link: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/
Bước 1: Chọn phương thức nộp hồ sơ, có thể là chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
Bước 2: Chọn loại đăng ký trực tuyến là “thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc”.
Bước 3: Chọn loại hình là “đăng ký văn phòng đại diện” và nhập thông tin doanh nghiệp/đơn vị chủ quản.
Bước 4: Chọn loại tài liệu cần scan và tải tài liệu đính kèm.
Bước 5: Ký xác thực và nộp hồ sơ.
Tham khảo: Đăng Ký và Sử Dụng Tài Khoản Đăng Ký Kinh Doanh – Đăng Ký Kinh Doanh 2024
Cách 2: Nộp trực tiếp hồ sơ đăng ký Địa điểm kinh doanh:
Bước 1: Gửi thông báo lập Địa điểm kinh doanh:
Trong khoảng thời gian 10 ngày kể từ ngày quyết định lập Địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa chỉ nơi đặt địa điểm kinh doanh.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ:
Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ:
- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
- Trong trường hợp doanh nghiệp yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.
- Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản về những thông tin cần được sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
8. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty
- Khắc con dấu Văn phòng đại diện và thông báo sử dụng: Quá trình này bao gồm việc đi đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu cho văn phòng đại diện, sau đó thông báo việc sử dụng con dấu này tới các cơ quan liên quan như Sở Công thương, Ngân hàng, và bất kỳ cơ quan nào yêu cầu.
- Treo biển hiệu gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện: Việc treo biển hiệu không chỉ giúp công ty tạo ra sự nhận biết mà còn là phần quan trọng trong quá trình công bố vị trí và hoạt động của văn phòng đại diện.
- Thực hiện thủ tục mở tài khoản: Bao gồm việc chuẩn bị các tài liệu cần thiết và thực hiện các bước cần thiết để mở tài khoản chuyên chi cho văn phòng đại diện tại ngân hàng.
- Đăng báo viết hoặc báo điện tử: Việc này là bắt buộc theo quy định pháp luật và nhằm mục đích thông báo về việc hoạt động của văn phòng đại diện tới cộng đồng kinh doanh.
- Thông báo cho Sở Công thương: Bước này là để thông báo cho cơ quan quản lý về việc văn phòng đại diện đã chính thức hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Thực hiện báo cáo hoạt động: Việc này là nghĩa vụ của văn phòng đại diện để báo cáo về hoạt động kinh doanh hàng năm tới cơ quan quản lý.
- Báo cáo thay đổi nhân sự: Khi có sự thay đổi về nhân sự, văn phòng đại diện cần thông báo và cung cấp các tài liệu liên quan tới cơ quan cấp giấy phép.
- Sửa đổi, bổ sung Giấy phép: Nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến văn phòng đại diện, cần thực hiện các thủ tục để sửa đổi hoặc bổ sung giấy phép.
- Nộp thuế thu nhập cá nhân: Bắt buộc thực hiện để tuân thủ luật pháp và các quy định liên quan đến thuế.
9. Bảng so sánh chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
Dựa trên các quy định của pháp luật doanh nghiệp, Luật Gia Bùi đưa ra một số tiêu chí để phân biệt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh như sau:
Xem thêm: Điểm khác biệt giữa Chi nhánh, Văn phòng đại diện và Địa điểm kinh doanh
| Tiêu chí | Chi nhánh | Văn phòng đại diện | Địa điểm kinh doanh |
| Khái niệm | Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp (khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020). | Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp (khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020). | Là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể (khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020). |
| Chức năng kinh doanh | Có. | Không.Lưu ý: Không được phép kinh doanh | Có. |
| Ngành nghề kinh doanh | Được đăng ký tất cả các ngành nghề mà trụ sở chính đã đăng ký | Chỉ được đại diện theo ủy quyền | Được đăng ký một số ngành nghề mà trụ sở chính đã đăng ký. |
| Địa điểm | Có thể đặt khác tỉnh/thành phố với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, có thể được thành lập trong nước và nước ngoài. (khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020) | Có thể đặt khác tỉnh/thành phố với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, có thể được thành lập trong nước và nước ngoài. (khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020) | Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh (điểm a khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP) |
| Con dấu, giấy phép hoạt động | – Có con dấu riêng (khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020);– Có giấy chứng nhận hoạt động riêng. | – Có con dấu riêng (khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020);– Có giấy chứng nhận hoạt động riêng. | – Không có con dấu riêng.– Có Giấy chứng nhận hoạt động riêng |
| Về đặt tên | Tên Chi nhánh phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện (Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020) | Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện (Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020) | Tên địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh (Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020) |
| Ký kết hợp đồng;xuất hóa đơn | – Được phép ký hợp đồng kinh tế;– Được phép sử dụng và xuất hóa đơn. | – Không được đứng tên trên hợp đồng kinh tế;– Không được đăng ký, sử dụng hóa đơn. | – Không được đứng tên trên hợp đồng kinh tế;– Không được đăng ký, sử dụng hóa đơn. |
| Nghĩa vụ thuế | – Có mã số thuế riêng 13 số trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (khoản 5 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP);– Hạch toán độc lập (phải có hóa đơn riêng) hoặc hạch toán phụ thuộc.
| – Có mã số thuế riêng 13 số trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (khoản 5 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP);– Không được đăng ký, sử dụng hóa đơn – Kê khai thuế độc lập với công ty tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện quản lý; – Hạch toán phụ thuộc. | – Không có mã số thuế riêng (khoản 6 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP);– Địa điểm cùng tỉnh với trụ sở chính: Trụ sở chính kê khai và nộp thuế; – Địa điểm khác tỉnh với trụ sở chính: đăng ký mã số thuế phụ thuộc và kê khai tại Cục thuế địa phương; – Hạch toán phụ thuộc. |
| Các loại thuế, phí phải nộp | – Lệ phí môn bài;– Thuế Giá trị gia tăng; – Thuế thu nhập doanh nghiệp; – Thuế thu nhập cá nhân. | – Thuế thu nhập cá nhân. | – Lệ phí môn bài. |
| Thủ tục thành lập | Hồ sơ thành lập phức tạp hơn địa điểm kinh doanh. | Hồ sơ thành lập phức tạp hơn địa điểm kinh doanh. | Hồ sơ thành lâp đơn giản. |
| Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh | – Phải thực hiện các thủ tục thay đổi về thuế;– Gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh (Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP). | – Phải thực hiện các thủ tục thay đổi về thuế;– Gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện (Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP). | – Chỉ phải thực hiện thủ tục gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh (Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP). |
| Mục đích thành lập | Doanh nghiệp có nhu cầu mở một cơ sở kinh doanh nhiều lĩnh vực, có thể ký hợp đồng, xuất hóa đơn cho khách hàng; cơ sở hoạt động ở các tỉnh thành phố khác với tỉnh thành phố nơi đặt trụ sở chính của công ty. | Doanh nghiệp muốn thăm dò nghiên cứu thị trường, giám sát việc vi phạm thương hiệu, không kinh doanh tại cơ sở này của mình tại các tỉnh thành phố nơi không đặt trụ sở chính mà không phát sinh nhu cầu kinh doanh. | Doanh nghiệp có nhu cầu muốn mở một cơ sở kinh doanh chuyên biệt một lĩnh vực, muốn lựa chọn thủ tục và hoạt động đơn giản, cơ sở hoạt động trong cùng tỉnh/thành phố nơi trụ sở chính của của công ty. |
Những ưu điểm của văn phòng đại diện so với địa điểm kinh doanh, chi nhánh
- Ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không cần phải thực hiện các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế và không phải nộp thuế môn bài. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh từ các công việc liên quan đến thuế.
- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở cả nơi trụ sở chính của công ty và ở các tỉnh thành phố khác, hoặc thậm chí cả ở nước ngoài.
- Việc thành lập văn phòng đại diện tại một địa điểm thuận tiện sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và làm việc với khách hàng, bất kể họ ở đâu. Điều này giúp tăng tính linh hoạt và tiếp cận thị trường của doanh nghiệp.
- Văn phòng đại diện cũng cung cấp một không gian để trưng bày sản phẩm, tiến hành hoạt động tiếp thị và quảng cáo, giúp doanh nghiệp thu hút và tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả.
- Ngoài ra, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài, loại thuế dựa vào vốn điều lệ của doanh nghiệp, giúp giảm bớt gánh nặng tài chính đối với doanh nghiệp.
- Tóm lại, văn phòng đại diện mang lại sự tiện lợi trong giao tiếp, làm việc với khách hàng, cũng như tăng cơ hội tiếp cận thị trường và quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp.
10. Các loại thuế phải nộp của văn phòng đại diện
Trong trường hợp văn phòng đại diện chỉ thực hiện các công việc giao dịch, hành chính văn phòng và xúc tiến thương mại mà không tiến hành hoạt động kinh doanh hoặc ký kết hợp đồng, không phải nộp thuế. Tuy nhiên, văn phòng đại diện vẫn phải có mã số thuế nhưng không cần nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trong trường hợp văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động kinh doanh và ký kết hợp đồng, văn phòng đại diện phải nộp thuế môn bài theo quy định tại Văn bản hợp nhất 33/2014/VBHN-BTC. Ngoài ra, theo quy định của Thông tư số 111/2013/TT-BTC và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP, văn phòng đại diện cũng có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện.
Tóm lại, văn phòng đại diện sẽ phải nộp thuế môn bài và thuế thu nhập cá nhân nếu thực hiện các hoạt động kinh doanh. Các quy định cụ thể về mức lệ phí được quy định trong các văn bản như Văn bản hợp nhất 33/2014/VBHN-BTC, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, Nghị định số 65/2013/NĐ-CP.
11. Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, tính từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Quy định về thuế môn bài của văn phòng đại diện: Theo Nghị định 139/2016 của Chính phủ có hiệu lực từ 01/01/2017, văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.
Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện: Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.
Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại đó, hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm cho nhân viên.
Tổ chức hồ sơ thành lập văn phòng đại diện: Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết như chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện, thông tin về tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện, và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
Soạn thảo và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện: Sau khi nhận được thông tin cần thiết, soạn thảo hồ sơ và ký để chuẩn bị cho việc nộp hồ sơ.
Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở, và nộp lệ phí công bố để thông tin văn phòng đại diện được công bố trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện.
Khắc dấu cho văn phòng đại diện: Thuận tiện cho việc ký các hồ sơ và giấy tờ, khắc dấu của văn phòng đại diện là bước quan trọng.
Treo biển hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện: Đặt biển hiệu để nhận dạng trụ sở văn phòng đại diện và tạo sự chuyên nghiệp, dễ nhận diện cho khách hàng.
12. Mọi người cùng hỏi về thành lập văn phòng đại diện
Câu hỏi: Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không? Trả lời: Không, văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh nên không phải đóng thuế môn bài.
Câu hỏi: Văn phòng đại diện có phát sinh hoạt động kinh doanh không? Trả lời: Không, văn phòng đại diện chỉ thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Câu hỏi: Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT không? Trả lời: Không, văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh nên không thể phát hành và xuất hóa đơn VAT.
Câu hỏi: Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không? Trả lời: Không, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.
Câu hỏi: Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào? Trả lời: Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể trong Thông tư số 47/2019/TT-BTC, với mức lệ phí như sau:
- 100.000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).
- Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, phí công bố 100.000 đồng.
Câu hỏi: Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai? Trả lời: Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc công ty hoặc người được giám đốc công ty bổ nhiệm.
Câu hỏi: Các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện? Trả lời:
- Treo biển tại văn phòng đại diện, biển hiệu cần có các thông tin như tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.
- Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin văn phòng đại diện khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện. Thủ tục này được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.
13. Luật Gia Bùi cung cấp dịch vụ về thành lập văn phòng đại diện với các dịch vụ sau:
- Tư vấn về các điều kiện, hồ sơ và thủ tục cần thiết để thành lập văn phòng đại diện. Chúng tôi sẽ hướng dẫn khách hàng về các yêu cầu pháp lý và các bước cần thực hiện để hoàn tất quy trình thành lập văn phòng đại diện.
- Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo các quy định pháp luật. Chúng tôi sẽ tổ chức việc chuẩn bị và soạn thảo hồ sơ một cách chính xác và đầy đủ để đảm bảo tuân thủ đúng quy trình và trình tự.
- Đại diện khách hàng nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện. Chúng tôi sẽ đại diện cho khách hàng trong quá trình nộp hồ sơ và tiếp nhận thông báo từ cơ quan chức năng để đảm bảo tiến trình diễn ra thuận lợi.
- Tư vấn và hỗ trợ các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện, bao gồm các thủ tục liên quan đến hoạt động pháp lý và nội bộ của công ty và văn phòng đại diện.
- Dịch vụ kê khai, đóng bảo hiểm xã hội và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho văn phòng đại diện. Chúng tôi sẽ đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.
- Hỗ trợ đăng ký giao dịch ngoại hối khi doanh nghiệp mở văn phòng đại diện tại nước ngoài. Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin và hướng dẫn về các quy định liên quan để doanh nghiệp có thể thực hiện giao dịch ngoại hối một cách hiệu quả và hợp pháp.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
