Bắt buộc phải kê khai hóa đơn đầu vào hay không? Cảnh báo những rủi ro doanh nghiệp thường bỏ qua

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là chứng từ kế toán, tài chính do bên bán (hoặc nhà cung cấp dịch vụ) xuất cho bên mua, nhằm ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán, đồng thời là căn cứ pháp lý để xác định chi phí, khấu trừ thuế GTGT và hạch toán kế toán.

Thông thường, một hóa đơn đầu vào hợp lệ sẽ bao gồm:

• Mã số hóa đơn, ký hiệu, số thứ tự hóa đơn

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua

• Thông tin chi tiết về hàng hóa/dịch vụ: tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền

• Mức thuế suất và tiền thuế GTGT

• Thời điểm lập hóa đơn

• Thông tin người ký, đơn vị phát hành hóa đơn

Hóa đơn đầu vào không chỉ phục vụ mục đích thuế, mà còn là căn cứ quan trọng trong quản trị tài chính doanh nghiệp, cụ thể:

✅ Trong kế toán và kiểm soát chi phí:

• Là chứng từ để ghi nhận chi phí hợp lệ.

• Là cơ sở để kiểm soát dòng tiền ra, tránh rủi ro về thất thoát chi phí.

✅ Trong tính thuế:

• Là căn cứ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

• Là tài liệu buộc phải có khi doanh nghiệp muốn chứng minh tính hợp pháp của khoản chi trong kỳ tính thuế.

✅ Trong kiểm tra, thanh tra thuế:

• Cơ quan thuế, kiểm toán có quyền yêu cầu cung cấp hóa đơn đầu vào để đối chiếu, kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của các khoản chi, các khoản thuế đã kê khai hoặc khấu trừ.

Ngoài hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ giao dịch kèm theo như: hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt…

2. Quy định pháp luật về thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào

Theo Luật Thuế GTGT năm 2008 (đã được sửa đổi, bổ sung) và các văn bản hướng dẫn, thuế GTGT đầu vào phát sinh phải được kê khai trong kỳ phát sinh, tức là:

Hóa đơn GTGT đầu vào phát sinh trong tháng nào thì doanh nghiệp phải kê khai, khấu trừ thuế trong tháng đó.

❗Nếu doanh nghiệp không kê khai đúng kỳ, có được kê khai bổ sung không?

Có. Theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp được phép kê khai bổ sung trong các trường hợp sau:

• Nếu chưa bị công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế, doanh nghiệp được phép khai bổ sung trong vòng 10 năm kể từ thời hạn nộp tờ khai thuế gốc.

• Nếu đã công bố quyết định thanh tra/kiểm tra nhưng chưa ban hành kết luận hoặc quyết định xử lý, doanh nghiệp vẫn có thể khai bổ sung, tuy nhiên sẽ bị xử phạt hành chính nếu có sai sót.

• Nếu đã ban hành kết luận, quyết định xử lý, thì:

  • Nếu khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, hoặc giảm số thuế được khấu trừ, doanh nghiệp vẫn được khai bổ sung.

  • Nếu khai bổ sung làm giảm số thuế phải nộp, hoặc tăng số thuế được hoàn, được miễn, thì phải nộp hồ sơ khiếu nại để cơ quan thuế xem xét.

📌 Lưu ý: Nếu kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào không đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể bị ấn định lại nghĩa vụ thuế, thậm chí bị loại chi phí, loại khoản thuế được khấu trừ nếu không chứng minh được tính hợp lệ.

3. Vậy có bắt buộc kê khai hóa đơn đầu vào không?

❓Câu hỏi thường gặp:

“Doanh nghiệp có thể không kê khai hóa đơn đầu vào hay không? Việc không kê khai có vi phạm pháp luật không?”

✅ Trả lời:

Không kê khai hóa đơn đầu vào không bị xem là hành vi vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, việc này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi về thuế và chi phí của doanh nghiệp.

Cụ thể:

⚠️ Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn không kê khai?

Một số doanh nghiệp cố tình không kê khai hóa đơn đầu vào vì lý do:

• Không muốn làm tăng số thuế phải nộp trong kỳ (ví dụ: không muốn điều chỉnh giá vốn)

• Sử dụng hóa đơn không hợp pháp (nghi ngờ rủi ro nên không dám kê khai)

• Thiếu chứng từ kèm theo → sợ bị loại sau này khi thanh tra

Tuy nhiên, điều này tiềm ẩn rủi ro lớn. Trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra phát hiện hóa đơn đầu vào không được kê khai, nhưng đã được thanh toán, có hợp đồng, có chứng từ, thì cơ quan thuế có thể đặt nghi vấn về:

• Tính minh bạch trong hoạt động kế toán

• Việc sử dụng hóa đơn không đúng mục đích

• Nghi vấn về hành vi gian lận thuế

4. Kiến nghị từ Luật Gia Bùi – Doanh nghiệp nên làm gì?

Để bảo vệ quyền lợi thuế và tránh rủi ro về pháp lý:

✅ Doanh nghiệp nên kê khai đầy đủ và đúng thời hạn tất cả các hóa đơn đầu vào phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

✅ Cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ giao dịch, bao gồm:

• Hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng

• Biên bản nghiệm thu hoặc giao nhận hàng hóa

• Phiếu nhập kho (nếu là hàng hóa)

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

• Biên bản thanh lý (nếu cần)

✅ Trường hợp phát hiện sai sót:

• Chủ động lập tờ khai bổ sung trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra

• Liên hệ đơn vị tư vấn thuế hoặc luật sư chuyên ngành để được hướng dẫn cụ thể

5. Kết luận

Việc kê khai hóa đơn đầu vào không bắt buộc theo nghĩa “pháp luật không cưỡng chế kê khai ngay lập tức”. Tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai nếu muốn:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào

• Tính chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN

• Hạn chế rủi ro pháp lý và kiểm tra thuế

Luật Gia Bùi khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai thuế, đồng thời quản lý hóa đơn, chứng từ một cách chuyên nghiệp, minh bạch để tối ưu chi phí thuế và bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:

 HỖ TRỢ NGAY: 097.110.6895

Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.