Việc thành lập công ty cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về pháp lý, công nghệ và an ninh. Đây là một lĩnh vực kinh doanh hiện đại và quan trọng, giúp các doanh nghiệp quản lý hóa đơn và giao dịch thương mại một cách thuận tiện và hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục, hồ sơ và quy trình thành lập công ty hóa đơn điện tử.
I. Chuẩn Bị Hồ Sơ Thành Lập Công Ty Hóa Đơn Điện Tử
1. Giấy Đề Nghị Đăng Ký Doanh Nghiệp
Mẫu Giấy Đề Nghị: Sử dụng mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Nội Dung:
- Tên công ty: Tên đầy đủ và tên viết tắt (nếu có).
- Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ cụ thể, bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
- Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và các dịch vụ liên quan.
- Vốn điều lệ: Số vốn đăng ký và phân bổ vốn.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật: Họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu, địa chỉ thường trú.
2. Điều Lệ Công Ty
Nội Dung: Điều lệ công ty cần bao gồm:
- Tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty.
- Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và các dịch vụ liên quan.
- Vốn điều lệ: Quy định về số vốn, cơ cấu góp vốn của các thành viên/cổ đông.
- Cơ cấu tổ chức quản lý: Thông tin về Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Ban kiểm soát (nếu có).
- Quyền và nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông: Phân chia trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ cụ thể.
- Phương thức phân chia lợi nhuận và giải quyết tranh chấp nội bộ: Các quy định về phân chia lợi nhuận và xử lý các tranh chấp nội bộ.
Chữ Ký: Điều lệ phải được ký bởi tất cả các thành viên/cổ đông sáng lập.
3. Danh Sách Thành Viên/Cổ Đông
Nội Dung: Danh sách này cần ghi rõ:
- Họ tên, ngày sinh, quốc tịch của từng thành viên/cổ đông.
- Số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp.
- Địa chỉ thường trú: Địa chỉ chi tiết của từng thành viên/cổ đông.
- Tỷ lệ góp vốn: Số vốn góp và tỷ lệ góp vốn của từng thành viên/cổ đông.
4. Bản Sao Các Giấy Tờ Cá Nhân
Giấy Tờ Cần Thiết: Cung cấp bản sao có công chứng của các giấy tờ sau:
- Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD).
- Hộ chiếu: Đối với người nước ngoài hoặc trong trường hợp cần thiết.
Chứng Thực: Các bản sao này phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ tại cơ quan có thẩm quyền.
5. Giấy Tờ Chứng Minh Trụ Sở Công Ty
Hợp Đồng Thuê Văn Phòng: Nếu trụ sở công ty là thuê, cần cung cấp hợp đồng thuê văn phòng có công chứng. Giấy Tờ Quyền Sở Hữu: Nếu trụ sở công ty thuộc sở hữu của một trong các thành viên/cổ đông, cần cung cấp giấy tờ chứng minh quyền sở hữu (sổ đỏ, sổ hồng…).
6. Các Giấy Tờ Khác (Nếu Có)
Giấy Phép Đặc Biệt: Một số ngành nghề có thể yêu cầu giấy phép đặc biệt từ cơ quan chức năng liên quan. Giấy Tờ Môi Trường: Đối với các cơ sở sản xuất có yếu tố môi trường đặc biệt, giấy phép về môi trường là cần thiết để đảm bảo hoạt động không gây ô nhiễm.
Hồ sơ thành lập công ty TNHH 1 thành viên
Hồ sơ thành lập công ty TNHH 2 thành viên trở lên
Hồ sơ thành lập công ty cổ phần
Ngành nghề Thành Lập Công Ty Hóa Đơn Điện Tử tham khảo:
| Mã | Ngành |
|---|---|
| 1811 | In ấn (trừ in, tráng bao bì kim loại và in trên các sản phẩm vải, sợi, dệt, may, đan tại trụ sở) |
| 2610 | Sản xuất linh kiện điện tử (không hoạt động tại trụ sở) |
| 4651 | Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm |
| 4652 | Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông |
| 4741 | Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh |
| 6110 | Hoạt động viễn thông có dây |
| 6120 | Hoạt động viễn thông không dây |
| 6190 | Hoạt động viễn thông khác Chi tiết: Đại lý dịch vụ viễn thông; Dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng |
| 6201 | Lập trình máy vi tính |
| 6202 | Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính |
| 6209 | Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính Chi tiết: Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin. Khắc phục sự cố máy tính và cài đặt phần mềm. Dịch vụ kiểm định an toàn, bảo mật cho hệ thống máy vi tính, mạng máy vi tính, trung tâm dữ liệu. Tư vấn về kỹ thuật và công nghệ thông tin |
| 6329 | Dịch vụ thông tin khác chưa được phân vào đâu Chi tiết: Dịch vụ cung cấp thông tin; dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng internet : dịch vụ truy cập dữ liệu, dịch vụ xử lý số liệu và thông tin trên mạng, dịch vụ trao đổi dữ liệu điện tử ( trừ kinh doanh đại lý dịch vụ internet); Dịch vụ thông tin qua điện thoại |
| 7310 | Quảng cáo |
| 7410 | Hoạt động thiết kế chuyên dụng Chi tiết: Thiết kế web, thiết kế quảng cáo, thiết kế đồ họa ( trừ thiết kế công trình) |
| 8299 | Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu Chi tiết: Dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử. Dịch vụ đăng ký mã vạch, tra cứu thông tin hàng hóa ( trừ pháp lý) |
II. Quy Trình Thành Lập Công Ty Hóa Đơn Điện Tử
1. Nộp Hồ Sơ Đăng Ký Kinh Doanh
Địa Điểm Nộp Hồ Sơ:
- Sở Kế Hoạch và Đầu Tư: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu Tư nơi công ty dự định đặt trụ sở chính.
- Hình Thức Nộp: Có thể nộp trực tiếp tại văn phòng hoặc nộp trực tuyến qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Quy Trình Nộp Hồ Sơ:
- Trực Tiếp: Đến trực tiếp Sở Kế hoạch và Đầu Tư, nộp hồ sơ và nhận biên nhận.
- Trực Tuyến: Đăng nhập vào cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, tạo tài khoản, điền thông tin và tải lên các giấy tờ cần thiết. Sau khi nộp hồ sơ trực tuyến, theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trên hệ thống.
2. Xử Lý Hồ Sơ
Thời Gian Xử Lý:
- Thời Gian: Thường từ 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Kiểm Tra Hồ Sơ: Sở Kế hoạch và Đầu Tư sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ, Sở sẽ thông báo để bổ sung hoặc chỉnh sửa.
Thông Báo Kết Quả:
- Cấp Giấy Chứng Nhận: Nếu hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu Tư sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thông tin trên giấy chứng nhận bao gồm tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ và người đại diện theo pháp luật.
- Thông Báo Bổ Sung: Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc chỉnh sửa, Sở sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung trong thời hạn quy định.
3. Công Bố Nội Dung Đăng Ký Doanh Nghiệp
Thời Gian: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hình Thức: Công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội Dung: Thông tin công ty bao gồm tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ và người đại diện theo pháp luật.
4. Khắc Con Dấu Công Ty
Thiết Kế Con Dấu: Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thiết kế và khắc con dấu. Thông Báo Mẫu Dấu: Thông báo mẫu con dấu với Sở Kế hoạch và Đầu Tư trước khi sử dụng.
5. Mở Tài Khoản Ngân Hàng
Lựa Chọn Ngân Hàng: Lựa chọn ngân hàng phù hợp để mở tài khoản cho công ty. Hồ Sơ Mở Tài Khoản: Cung cấp giấy tờ cần thiết như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, con dấu và CMND/CCCD của người đại diện theo pháp luật.
6. Đăng Ký Thuế và Mua Hóa Đơn
Đăng Ký Thuế: Đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế địa phương. Mua Hóa Đơn: Liên hệ cơ quan thuế để mua hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hoặc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
7. Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội
Thủ Tục Đăng Ký: Liên hệ cơ quan bảo hiểm xã hội để đăng ký bảo hiểm cho nhân viên công ty. Hồ Sơ Cần Thiết: Cung cấp các giấy tờ như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, danh sách lao động và hợp đồng lao động của nhân viên.
III. Yêu Cầu Đặc Thù Trong Kinh Doanh Hóa Đơn Điện Tử
1. Giấy Phép Đặc Biệt
Giấy Phép Cung Cấp Dịch Vụ Hóa Đơn Điện Tử: Để cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, công ty cần xin giấy phép từ Bộ Tài Chính. Hồ Sơ Xin Giấy Phép: Bao gồm đề nghị cấp phép, đề án kinh doanh, chứng chỉ bảo mật và các giấy tờ liên quan khác.
2. Cơ Sở Vật Chất và Hạ Tầng Kỹ Thuật
Hệ Thống Máy Chủ: Đảm bảo hệ thống máy chủ hoạt động ổn định, an toàn và bảo mật. Phần Mềm Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử: Xây dựng hoặc mua phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đạt chuẩn.
3. An Ninh và Bảo Mật
Chứng Chỉ An Ninh: Đảm bảo hệ thống đáp ứng các tiêu chuẩn an ninh mạng và bảo mật thông tin. Quản Lý Rủi Ro: Xây dựng quy trình quản lý rủi ro và khắc phục sự cố.
IV. Kết Luận
Việc thành lập công ty hóa đơn điện tử đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý, kỹ thuật và an ninh. Tuân thủ các quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Nếu gặp khó khăn, hãy liên hệ với các chuyên gia hoặc cơ quan chức năng để được tư vấn và hỗ trợ.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
