Trong quá trình kinh doanh, có nhiều trường hợp doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Khi đó, việc xuất hóa đơn cần tuân thủ đúng các quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp. Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nội dung của hóa đơn, quy định cụ thể như sau:
Quy định về nội dung hóa đơn liên quan đến địa chỉ doanh nghiệp
Theo Khoản 5, Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua được ghi trên hóa đơn phải hoàn toàn phù hợp với các thông tin tại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
- Trong trường hợp địa chỉ doanh nghiệp quá dài, người bán có thể viết tắt một số danh từ thông dụng như:
- “Phường” thành “P”
- “Quận” thành “Q”
- “Thành phố” thành “TP”
- “Việt Nam” thành “VN”
- “Cổ phần” thành “CP”
- “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”
- “Khu công nghiệp” thành “KCN”
- “Sản xuất” thành “SX”
- “Chi nhánh” thành “CN”
Tuy nhiên, việc viết tắt phải đảm bảo vẫn xác định được đầy đủ và chính xác địa chỉ của doanh nghiệp theo đúng thông tin đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế hiện có.
Xuất hóa đơn khi doanh nghiệp đang trong quá trình thay đổi địa chỉ
Khi doanh nghiệp đang thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính nhưng chưa được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điều chỉnh, cần lưu ý:
- Người bán vẫn ghi địa chỉ của người mua theo thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành tại thời điểm lập hóa đơn.
- Chỉ khi doanh nghiệp đã được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, người bán mới có thể ghi hóa đơn theo địa chỉ đã thay đổi.
- Nếu doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mới nhưng chưa cập nhật thông tin với người bán, người mua cần cung cấp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới để đảm bảo việc ghi nhận đúng thông tin.
Lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn
- Tránh ghi sai địa chỉ: Việc ghi sai địa chỉ có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn, gây khó khăn trong kê khai thuế và quyết toán thuế.
- Lập biên bản điều chỉnh nếu cần thiết: Nếu đã xuất hóa đơn với địa chỉ cũ nhưng sau đó doanh nghiệp thay đổi địa chỉ, hai bên có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc xuất hóa đơn thay thế để đảm bảo tính chính xác.
- Tra cứu thông tin doanh nghiệp: Người bán có thể tra cứu thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo địa chỉ trên hóa đơn phù hợp với thông tin mới nhất.
Kết luận
Trong quá trình xuất hóa đơn khi người mua đang thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính, người bán cần tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu doanh nghiệp chưa được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, hóa đơn phải ghi theo địa chỉ cũ. Điều này giúp đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn, tránh các sai sót có thể ảnh hưởng đến việc hạch toán và kê khai thuế.
Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ:
Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh và các thủ tục hành chính khác.
