Những Bước Cần Thiết Cho Các Startup: Quy Trình Thành Lập Công Ty

I. Điều Kiện Thành Lập Công Ty

1. Điều kiện về tên công ty:

Quá trình đặt tên cho doanh nghiệp là một phần quan trọng trong quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp. Dưới đây là những quy định cụ thể về việc đặt tên doanh nghiệp:

• Thành Phần của Tên Doanh Nghiệp:

Tên doanh nghiệp phải bao gồm hai thành phần theo thứ tự: Loại hình doanh nghiệp và Tên riêng. Ví dụ: “Công ty TNHH ABC”, “Công ty Cổ phần XYZ”, “Doanh nghiệp tư nhân DEF”.

• Không Trùng Lặp hoặc Gây Nhầm Lẫn:

Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác đã đăng ký trước đó trên toàn quốc. Điều này nhằm đảm bảo tính riêng biệt và phân biệt rõ ràng giữa các doanh nghiệp.

• Tuân Thủ Quy Định Văn Hóa và Truyền Thống:

Không được sử dụng từ ngữ vi phạm truyền thống, văn hóa, thuần phong mỹ tục của Việt Nam. Điều này nhằm bảo vệ giá trị văn hóa và truyền thống của đất nước, đồng thời tôn trọng các giá trị lịch sử và văn hóa.

• Hạn Chế Sử Dụng Tên của Cơ Quan Nhà Nước hoặc Tổ Chức Chính Trị:

Không được sử dụng tên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp. Điều này nhằm tránh sự nhầm lẫn và xâm phạm đến danh tiếng và uy tín của các cơ quan hoặc tổ chức.

➤➤ Tham khảo bài viết: Cách‌ ‌đặt‌ ‌tên‌ ‌công‌ ‌ty

2. Điều kiện về địa chỉ công ty:

Quy định về địa chỉ trụ sở chính cho doanh nghiệp là một phần quan trọng của quy trình đăng ký doanh nghiệp. Dưới đây là những điều cần lưu ý:

• Địa Chỉ Ở Việt Nam:

Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải ở tại Việt Nam. Điều này nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp có một vị trí cố định và có thể liên lạc dễ dàng với các cơ quan quản lý, đối tác kinh doanh và khách hàng.

• Địa Chỉ Xác Định:

Địa chỉ trụ sở chính phải được xác định rõ ràng và chi tiết, bao gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, hoặc thành phố trực thuộc trung ương. Thông tin này giúp xác định vị trí chính xác của doanh nghiệp.

• Hạn Chế Đặt Địa Chỉ Tại Các Loại Hình Nhà Ở:

Không được đặt địa chỉ trụ sở chính tại nhà tập thể hoặc nhà chung cư, ngoại trừ căn hộ có chức năng thương mại. Điều này nhằm đảm bảo rằng địa chỉ của doanh nghiệp là một không gian kinh doanh phù hợp và có thể tiếp cận được cho các hoạt động kinh doanh.

3. Điều kiện về vốn điều lệ:

Quy định về số vốn khi thành lập công ty thường không có cụ thể về số vốn tối thiểu hoặc tối đa, trừ những trường hợp đặc biệt như các ngành nghề yêu cầu vốn pháp định hoặc vốn ký quỹ theo quy định pháp luật. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi xác định mức vốn cho doanh nghiệp:

• Xác Định Mức Vốn Phù Hợp:

Doanh nghiệp cần xác định mức vốn phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Mức vốn này không chỉ đảm bảo hoạt động bình thường mà còn giúp hạn chế rủi ro và tạo sự tin cậy với đối tác, ngân hàng và nhà đầu tư.

• Hỗ Trợ Hoạt Động Kinh Doanh:

Mức vốn đủ lớn giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách linh hoạt và hiệu quả. Điều này bao gồm việc thanh toán cho vốn lưu động, đầu tư vào cơ sở vật chất và công nghệ, mở rộng quy mô hoạt động và phát triển thị trường.

• Tạo Sự Tin Cậy với Đối Tác:

Mức vốn đủ lớn cũng giúp doanh nghiệp tạo ra một hình ảnh đáng tin cậy với đối tác kinh doanh. Đối với các giao dịch thương mại, mức vốn đủ lớn có thể là yếu tố quyết định để đối tác tin tưởng và hợp tác với doanh nghiệp.

• Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật:

Mặc dù không có quy định cụ thể về số vốn tối thiểu, nhưng doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến vốn kinh doanh. Điều này bao gồm báo cáo vốn và tuân thủ các yêu cầu về vốn tối thiểu đối với từng loại hình doanh nghiệp và ngành nghề cụ thể.

4. Điều kiện về ngành nghề kinh doanh:

Đối với các doanh nghiệp muốn đăng ký kinh doanh, quyền tự do được thực hiện trong việc chọn lựa ngành nghề kinh doanh là một điểm quan trọng. Dưới đây là một số điều cần lưu ý:

• Quyền Tự Do Đăng Ký Kinh Doanh:

Doanh nghiệp có quyền tự do chọn lựa ngành nghề kinh doanh mà họ muốn, miễn là không bị cấm hoặc hạn chế bởi quy định pháp luật hiện hành.

• Các Ngành Nghề Yêu Cầu Điều Kiện:

Tuy nhiên, một số ngành nghề kinh doanh yêu cầu điều kiện cụ thể như vốn đầu tư, kỹ thuật, sức khỏe, an toàn, môi trường, v.v. Doanh nghiệp cần phải đáp ứng các điều kiện này và duy trì chúng trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.

• Duy Trì Điều Kiện Phù Hợp:

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần phải duy trì các điều kiện phù hợp để đảm bảo tuân thủ các quy định của ngành nghề. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến xử phạt hoặc rủi ro pháp lý khác.

• Tính Chính Xác và Trách Nhiệm:

Việc chọn lựa ngành nghề kinh doanh cần được thực hiện một cách cẩn thận và có tính chính xác. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ có đủ năng lực và kiến thức để hoạt động trong ngành nghề được chọn và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

➤➤ Tham khảo: Hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam

5. Điều kiện về người đại diện pháp luật:

Để tham gia vào quá trình quản lý và thành lập doanh nghiệp, cá nhân cần tuân thủ một số điều kiện cụ thể. Dưới đây là một số quy định quan trọng:

• Độ Tuổi:

Cá nhân phải đủ từ 18 tuổi trở lên để tham gia vào quá trình quản lý và thành lập doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng họ có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và có khả năng chịu trách nhiệm về các hành vi và quyết định trong kinh doanh.

• Năng Lực Hành Vi Dân Sự:

Cá nhân cần có đầy đủ năng lực hành vi dân sự để tham gia vào quản lý và hoạt động kinh doanh. Điều này bao gồm khả năng tự chủ, tự quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hành động của mình.

• Không Thuộc Đối Tượng Bị Cấm Quản Lý và Thành Lập Doanh Nghiệp:

Cá nhân không được thuộc vào các đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Điều này bao gồm các trường hợp bị cấm theo quy định của pháp luật về tài chính, tư pháp hoặc các lĩnh vực khác.

• Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật:

Cá nhân tham gia vào quản lý và thành lập doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật liên quan. Điều này bao gồm việc tuân thủ quy định về đăng ký, báo cáo, và các quy định khác của cơ quan quản lý nhà nước.

➤➤ Tham khảo bài viết: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

6. Điều kiện về số lượng thành viên góp vốn:

Các yêu cầu về số lượng thành viên trong các loại hình doanh nghiệp thường được quy định như sau:

• Công Ty TNHH 1 Thành Viên:

Chỉ có một thành viên duy nhất, có thể là cá nhân hoặc tổ chức.

• Công Ty TNHH 2 Thành Viên Trở Lên:

Từ 2 đến 50 thành viên. Các thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức.

• Công Ty Cổ Phần:

Tối thiểu phải có 3 cổ đông. Số lượng cổ đông không giới hạn nhưng phải ít nhất là 3. Các cổ đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức.

• Công Ty Hợp Danh:

Ít nhất 2 thành viên là thành viên hợp danh. Các thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức.

• Doanh Nghiệp Tư Nhân:

Chỉ có một chủ doanh nghiệp, tức là một cá nhân.

Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc tư vấn thêm thông tin, vui lòng liên hệ Luật Gia Bùi theo thông tin đã cung cấp ở cuối bài viết.

II. Hồ Sơ Thành Lập Công Ty Các Loại Hình

1. Hồ sơ thành lập công ty TNHH 1 thành viên (MTV)

1. Giấy đề nghị đăng ký công ty TNHH 1 thành viên:

• Đây là một tài liệu form mẫu do cơ quan quản lý nhà nước cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể tạo ra theo mẫu quy định.
• Nội dung giấy đề nghị bao gồm thông tin cơ bản về doanh nghiệp như tên, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin về người đại diện pháp lý, vv.

2. Bản điều lệ công ty TNHH 1 thành viên:

• Đây là văn bản quy định chi tiết về tổ chức, hoạt động và quản lý của công ty.
• Bản điều lệ cần phải tuân thủ quy định của pháp luật và phải được người sáng lập công ty hoặc người đại diện pháp luật ký kết.

3. Bản sao hợp lệ của CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật:

• Các tài liệu nhận dạng của người được ủy quyền đại diện cho công ty.
• Cần bản sao chứng thực đúng quy định của pháp luật.

4. Bản sao hợp lệ của CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ sở hữu là cá nhân:

• Các tài liệu nhận dạng của chủ sở hữu công ty là cá nhân.

5. Bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

• Đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức, cần có bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức đó.

6. Văn bản ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu là tổ chức:

• Đối với trường hợp tổ chức ủy quyền người khác đại diện thực hiện thủ tục thành lập công ty, cần có văn bản ủy quyền đó và bản sao hợp lệ của CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.

Lưu ý: Mọi tài liệu đều cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chứng thực theo quy định của pháp luật.

 Hồ sơ thành lập công ty TNHH 1 thành viên

2. Hồ sơ thành lập công ty TNHH 2 thành viên trở lên: 

1. Giấy đề nghị đăng ký công ty TNHH 2 thành viên trở lên:

   • Đây là tài liệu chứng minh ý định của các thành viên thành lập công ty.
   • Nội dung của giấy đề nghị cần ghi rõ thông tin về tên, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh của công ty, cùng với thông tin về các thành viên sáng lập và người đại diện pháp luật.

2. Bản điều lệ công ty TNHH 2 thành viên trở lên:

   • Đây là văn bản quy định chi tiết về tổ chức, hoạt động và quản lý của công ty.
   • Bản điều lệ cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật và phải được tất cả các thành viên sáng lập công ty ký kết.

3. Danh sách thành viên góp vốn:

   • Danh sách này cần ghi rõ thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại của từng thành viên góp vốn trong công ty.

4. Bản sao hợp lệ CCCD/CMND/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật:

   • Các tài liệu nhận dạng của người được ủy quyền đại diện cho công ty trong quá trình thành lập.

5. Bản sao hợp lệ CCCD/CMND/hộ chiếu của các thành viên góp vốn là cá nhân:

   • Các tài liệu nhận dạng của các thành viên góp vốn là cá nhân.

6. Bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với thành viên góp vốn là tổ chức:

   • Đối với các tổ chức là thành viên góp vốn, cần có bản sao của Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức đó.

7. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của tổ chức và bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo ủy quyền của tổ chức:

   • Đối với trường hợp tổ chức ủy quyền người khác đại diện thực hiện thủ tục thành lập công ty, cần có văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ của tài liệu nhận dạng của người được ủy quyền đó.

Lưu ý: Tất cả các tài liệu đều cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chứng thực theo quy định của pháp luật.

 Hồ sơ thành lập công ty TNHH 2 thành viên trở lên

3. Hồ sơ thành lập công ty Cổ phần: 

1. Giấy đề nghị đăng ký công ty cổ phần:

   • Đây là văn bản chứng minh ý định thành lập công ty cổ phần, cần được tất cả các cổ đông sáng lập ký kết.

2. Bản điều lệ công ty cổ phần:

   • Điều lệ này quy định các quyền và nghĩa vụ của cổ đông, cơ cấu quản trị công ty, và các điều kiện hoạt động của công ty.

3. Danh sách cổ đông sáng lập:

   • Danh sách này liệt kê tên, địa chỉ và thông tin cá nhân của các cổ đông sáng lập công ty cổ phần.

4. Bản sao hợp lệ CCCD/CMND/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật:

   • Tài liệu nhận dạng của người được ủy quyền đại diện cho công ty trong quá trình thành lập.

5. Bản sao hợp lệ CCCD/CMND/hộ chiếu của các cổ đông góp vốn là cá nhân:

   • Tài liệu nhận dạng của các cổ đông cá nhân tham gia góp vốn vào công ty cổ phần.

6. Bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với cổ đông góp vốn là tổ chức:

   • Đối với tổ chức tham gia góp vốn, cần có bản sao của Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức đó.

7. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của tổ chức và bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo ủy quyền của tổ chức:

   • Trong trường hợp tổ chức ủy quyền người khác đại diện thực hiện thủ tục thành lập công ty, cần có văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ của tài liệu nhận dạng của người được ủy quyền đó.

Tất cả các tài liệu cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chứng thực theo quy định của pháp luật.

 Hồ sơ thành lập công ty cổ phần

4. Hồ sơ thành lập công ty Hợp danh: 

1. Giấy đề nghị đăng ký công ty hợp danh:

   • Đây là văn bản chứng minh ý định thành lập công ty hợp danh, phải được tất cả các thành viên sáng lập ký kết.

2. Điều lệ công ty hợp danh:

   • Điều lệ công ty hợp danh là văn bản quan trọng quy định cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan, quyền lợi và trách nhiệm của các thành viên và cơ chế quản trị công ty.

3. Danh sách thành viên công ty hợp danh:

   • Danh sách này cung cấp thông tin chi tiết về tất cả các thành viên của công ty hợp danh, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và phần vốn góp của mỗi thành viên.

4. Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật:

   • Đây là tài liệu chứng minh thư danh tính của người được ủy quyền đại diện cho công ty hợp danh trong quá trình thành lập.

5. Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của thành viên là cá nhân:

   • Tài liệu này là chứng minh thư danh tính của mỗi thành viên cá nhân tham gia vào công ty hợp danh.

6. Bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với thành viên góp vốn là tổ chức:

   • Đối với tổ chức tham gia góp vốn, cần có bản sao của Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức đó.

7. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của tổ chức và bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo ủy quyền của tổ chức:

   • Trong trường hợp tổ chức ủy quyền người khác đại diện thực hiện thủ tục thành lập công ty, cần có văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ của tài liệu chứng minh thư danh tính của người được ủy quyền đó.

Cần chú ý rằng mọi tài liệu cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chứng thực đúng cách theo quy định của pháp luật để đảm bảo quá trình thành lập công ty hợp danh diễn ra thuận lợi và hợp pháp.

 Hồ sơ thành lập công ty hợp danh

5. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân: 

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tư nhân:

   • Đây là văn bản chứng minh ý định thành lập doanh nghiệp tư nhân và phải được chủ doanh nghiệp tư nhân ký kết.

2. Điều lệ doanh nghiệp tư nhân:

   • Điều lệ doanh nghiệp tư nhân là văn bản quan trọng quy định cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của chủ doanh nghiệp tư nhân, cũng như cơ chế quản lý và hoạt động của doanh nghiệp.

3. Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ doanh nghiệp tư nhân:

   • Tài liệu này là chứng minh thư danh tính của chủ doanh nghiệp tư nhân và cần được chứng thực đúng cách theo quy định của pháp luật.

Các tài liệu trên cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chứng thực đúng cách để đảm bảo quá trình đăng ký doanh nghiệp tư nhân diễn ra một cách thuận lợi và hợp pháp.

 Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân

Đối với trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc đơn vị khác thực hiện thủ tục đăng ký, cần bổ sung các tài liệu sau:

1. Giấy ủy quyền:
   • Đây là văn bản chứng nhận việc doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc đơn vị khác thực hiện các thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp tư nhân.
2. Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền:
   • Để xác nhận danh tính của người được ủy quyền, cần có bản sao chứng thực của chứng minh nhân dân (CMND), căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu.

Việc chuẩn bị và chứng thực đầy đủ các tài liệu này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp tư nhân thông qua người được ủy quyền.

Thủ Tục Thành Lập Công Ty/ Thành Lập Doanh Nghiệp